easyhours

Kuidas alustada tööajaarvestusega (5 lihtsat sammu)

EasyHours poolt | 3. aprill 2025

Arusaadav juhend, kuidas alustada tööajaarvestuse ja tööaja arvestusega oma ettevõttes

Tööajaarvestus

Märksõnad: tööajaarvestus, tööaja arvestus, tööaeg, töögraafik, ületunnid, tunnileht, seaduslikud nõuded, EL-i reeglid, Eesti seadusandlus

Alates 1. juulist 2024 jõustub uus EL-i seadusandlus, mis muudab süstemaatilise tööajaarvestuse kohustuslikuks kõigile tööandjatele. See tähendab, et kõik ettevõtted – nii suured kui väikesed – peavad pidama tööaja arvestust töötajate igapäevase tööaja kohta. Kui juhid väikest või keskmise suurusega ettevõtet, võid mõelda, et see kõlab ülekoormavalt lisahaldusega. Ära muretse – tööajaarvestusega alustamine ei pea olema keeruline. Selles juhendis selgitame, miks on oluline kohe alustada, ja näitame 5 lihtsat sammu tööajaarvestuse juurutamiseks oma ettevõttes, sealhulgas tunnilehtede, ületundide ja töögraafikute haldamine.

Rohkem taustainfot uute reeglite kohta leiad meie tutvustavast postitusest seadusliku nõude kohta, ja kui sul on küsimusi, leiad vastused meie KKK artiklist. Siin keskendume praktilistele sammudele, mis annavad sulle rahuliku meele ja tagavad, et su ettevõte kiiresti järgib kohustuslikku tööajaarvestust.

Sisukord

Miks on oluline kohe alustada?

Tööaja registreerimisega kiire alustamine on oluline mitmel põhjusel. Esiteks peab teie ettevõttel seaduse kohaselt olema tööaja registreerimise süsteem paigas hiljemalt 1. juuliks 2024. Mida varem alustate, seda rohkem aega on teil õige lahenduse leidmiseks ja uute rutiinidega harjumiseks enne tähtaega. Teiseks väldite stressi ja paanikaid tähtaja lähenedes – olles õigeaegselt valmis, tagate, et kõik toimib ja järgite reegleid, nii et pääsete võimalikest trahvidest või märkustest. Lugege rohkem tööajaarvestuse seaduslikest nõuetest, et saada täielik ülevaade.

Lisaks annab varajane alustamine rahu ja ülevaate. Saate sammhaaval rakendada tööaja registreerimist ja teel kohandada, selle asemel et viimasel hetkel sellesse sukelduda. Lõpuks võib hea tööaja registreerimise lahendus anda ka positiivseid kõrvalmõjusid: parem ülevaade töötundidest, õiglasem ülesannete jaotus ja kindlus, et keegi ei tööta liiga palju. Lühidalt öeldes – see võib tegelikult kasu tuua nii ettevõttele kui töötajatele.

Allpool käsitleme viit konkreetset sammu, mis aitavad teil kiiresti ja lihtsalt tööaja registreerimisega praktikas alustada.

Samm 1: Saage üle uutest tööaja nõuetest

Esimene samm on tutvuda täpselt sellega, mida uus seadus nõuab. Lühidalt tähendab seadus, et kõigi töötajate igapäevane tööaeg tuleb registreerida usaldusväärselt ja kättesaadavalt. Iga päev tuleb seega registreerida, mitu tundi (ja minutit) üksikisik on töötanud. Te ei pea registreerima, millal päeva jooksul töö tehti, vaid ainult kogu igapäevast tööaega. See on oluline teadmine, kuna see muudab ülesande kergemini jälgitavaks – kui töötaja on näiteks töötanud oma tavapärased 7,5 tundi, siis see ongi see, mis tuleb märkida.

Veendu end, et saad üksikasjalikult teada tööaja registreerimise seaduse nõuetest: kes teie ettevõttes on hõlmatud (tavaliselt kõik töötajad, välja arvatud näiteks tippjuhid ja iseseisvad omanikud) ja kas teie valdkonnas on erilisi reegleid, mida tuleb arvesse võtta. Te ei pea saama õiguse eksperdiks, kuid saage üldine ülevaade. Meie tutvustuspostitus käsitleb seaduse põhipunkte lihtsa keelega, kui soovite täielikku pilti. Selle teadmisega olete valmis järgmiseks sammuks.

Samm 2: Valige lihtne tööaja registreerimise lahendus

Nüüd, kui tunnete nõudeid, peate valima, kuidas registreerite tööaega. Seadus ei sea süsteemile konkreetseid nõudeid – see võib olla kõik alates lihtsast Excel-tabelist või märkmikust kuni digitaalse tööaja registreerimise süsteemini. Väiksema ettevõtte jaoks on siiski kasulik valida lihtne, digitaalne lahendus. Digitaalne tööriist (nt rakendus või veebisüsteem) muudab tööaja registreerimise igapäevaelus mängleva kergeks ja minimeerib vigade ning unustatud registreerimiste riski.

Kaaluge, mis teile kõige paremini sobib: kas see peaks olema täiesti lihtne või soovite lisafunktsioone nagu aruanded või automaatsed meeldetuletused? Kõige tähtsam on, et süsteem oleks kasutajasõbralik teile ja teie töötajatele. Praktikas tähendab see, et kõik peaksid saama oma tunnid hõlpsalt registreerida – eelistatavalt mõne klõpsuga. Spetsiaalne tööajaarvestuse rakendus nagu näiteks EasyHours on arendatud spetsiaalselt selleks, et muuta tööaja registreerimine lihtsaks ja täita seadusnõudeid ilma vaevata. Olenemata sellest, mida valite, mõelge pikaajalises perspektiivis: valige süsteem, mida saate kasutada ka mõne aasta pärast, et te ei peaks uuesti vahetama. Ärge unustage ka tagada, et süsteem säilitab andmeid turvaliselt (seadusnõue ütleb, et registreerimised tuleb säilitada mitu aastat) ja et iga töötaja saab juurdepääsu oma registreerimistele. Kõike seda teevad enamik kaasaegseid tööaja registreerimise süsteeme automaatselt.

Samm 3: Kokkuleppige selged sisemised juhised

Kui olete valinud oma tööaja registreerimise lahenduse, on järgmine samm luua sisemised juhised selle kasutamiseks. See võib kõlada formaalselt, kuid seda saab hoida väga lihtsana. Idee on lihtsalt tagada, et kõik teavad, kuidas ja millal nad peaksid oma tööaega registreerima ning mis juhtub, kui keegi selle unustab.

Alustage sellega, kuidas te registreerite: kas töötajad peaksid registreerima täpselt iga päev või kogute andmeid nädalas? (Soovitatav on teha seda vähemalt nädalas, et keegi ei peaks üritama mäletada terve kuu tunde mälust). Kui teil on töötajaid, kellel on iga päev kindel tööaeg, võite kaaluda, et nad registreerivad ainult kõrvalekaldeid – see tähendab, et tavaline tööpäev ei nõua aktiivset registreerimist, kuid kui nad näiteks lähevad vara ära või töötavad üle, siis registreerivad nad selle muudatuse. See teeb kõigile osapooltele eriti lihtsaks, kuna pole vaja registreerida "sama aega nagu alati" iga päev.

Märkige üles ka see, kel on vastutus mille eest: kas iga töötaja peaks ise oma tunnid esitama (tavaliselt jah) ja kas on keegi – näiteks administraator või juht – kes pidevalt kontrollib, et registreerimised on korras? Kaaluge, kuidas te käsitlete seda, kui keegi unustab registreerida: võib-olla sõbralik meeldetuletus alguses rangete tagajärgede asemel. Eesmärk ei ole karistada, vaid saada kõik hea rutiini sisse. Veenduge, et kirjutate need juhised üles ja jagate neid meeskonnaga (see võib olla lühike dokument või e-kiri). Nii on kõik samal lehel ja teil on samal ajal dokumentatsioon selle kohta, et olete rakendanud vajalikud meetmed (mis on samuti osa seaduslikust nõudest).

Samm 4: Informeeri ja kooli töötajaid

Nüüd, kui süsteem ja sisemised juhised on paigas, tuleb kaasata töötajaid. On ülioluline saada nad algusest peale hästi kaasa, kuna tööaja arvestus on praktikas midagi, mida nad peavad ise igapäevaselt tegema. Planeeri lühike tutvustus: selgita, miks te kehtestage tööaja registreerimise (nt "See on nüüd seaduslik nõue ja peab tagama hea töökeskkonna ning õiged tööaja arvutused – mitte sellepärast, et tahame teid jälgida"). On oluline kommunikeerida, et eesmärk on positiivne ega ole usaldamatuse väljendus. Kui töötajad mõistavad, et tööaja registreerimine on neile endile kasulik (nt tagab õige tasu ületunnitöö eest ja puhkeaja reeglite järgimise), on nad motiveeritumad.

Anna valitud süsteemi praktiline demonstratsioon: Näita samm-sammult, kuidas oma tööaega registreerida. Seda saab teha ühisel koosolekul või väikese juhendi kaudu. Veendu, et kõik saavad süsteemi proovida – võib-olla tee harjutus, kus kõik registreerivad "täna" koos, et oleksite kindlad, et see töötab kõigi telefonides või arvutites. Ole ka valmis aitama neid, kes pole ehk nii tehniliselt tugevad; õnneks on enamik tööaja registreerimise tööriistu üsna intuitiivsed.

Lepige ka kokku, et alguses jälgite sageli – näiteks võite pärast esimest nädalat lühidalt arutada, kas kõik on oma aja registreerinud ja kas on küsimusi või probleeme. Algne koolitus ja dialoog loob turvatunde. Kui töötajad kogevad, kui lihtne on tööaega registreerida (eriti hea süsteemiga), muutub see kiiresti töötöö loomulikuks osaks.

Samm 5: Alusta registreerimist ja jälgi järele

Nüüd olete valmis tõsiselt alustama. Määrake alguskuupäev, millal pidev tööaja registreerimine jõustub – näiteks järgmisest esmaspäevast või järgmise kuu 1. kuupäevast. Tehke selgeks, et sellest päevast alates peavad kõik asjakohased töötajad hakkama registreerima oma tööaega vastavalt teie uuele praktikale. Võib olla hea mõte alustada veidi enne, kui see tegelikult seaduslikult kohustuslikuks muutub, et teil oleks kohanemisperiood. Sel viisil jõuate avastada ja lahendada võimalikud väiksemad probleemid enne, kui see tõsiselt kehtima hakkab.

Esimestel nädalatel pärast käivitamist peaksite pidevalt järele jälgima. Jälgige, kas kõik registreerivad nii nagu peaksid. Võib juhtuda, et keegi unustab seda alguses – saatke meelsasti sõbralik meeldetuletus või pidage kiire vestlus, kui töötaja on unustanud registreerida mitu päeva. Sageli võivad aidata ka süsteemi automaatsed meeldetuletused (kui teie lahendusel on see funktsioon). Kasutage järelkontrolli perioodi oma protsesside kohandamiseks: Kui avastate, et miski juhistes on ebaselge või ebapraktiline, siis kohandage seda. Võib-olla selgub, et nädalane registreerimine sobib teile paremini kui igapäevane – või vastupidi, et on kõige lihtsam teha seda iga päev pärast tööpäeva lõppu. Ärge kartke kohandada, kuni püsite seaduse raamides (pidage meeles, et minimaalnõue on see, et iga päeva tööaeg registreeritakse ühel või teisel viisil).

Aja jooksul, kui tööaja registreerimine toimib, muutub see kõigile rutiiniks. Hoolitsege selle tunnustamise eest – kiitke näiteks meeskonda uue protsessi kasutuselevõtu eest. Nüüd võite tunda end kindlalt, et täidate seaduslikke nõudeid ja olete samal ajal loonud läbipaistvuse tööaja osas. Kui ametivõimud või teised kunagi küsivad teie ajaregistreerimise kohta, võite julgelt näidata, et teil on see kontrolli all.

Järeldus: Tee tööaja registreerimine lihtsaks

Tööaja registreerimise rakendamine ei pea üldse olema nii keeruline, kui see esialgu tunduda võib. Järgides neid viit sammu – nõude mõistmine, lihtsa lahenduse valimine, selgete juhiste loomine, töötajate kaasamine ja hea alguse tegemine – saab isegi väike ettevõte kiiresti kohustusliku tööaja registreerimisega hakkama. Võti on sammhaaval edenemine ja sellise lahenduse valimine, mis teeb selle kõigile lihtsaks.

Valmis lihtsa lahenduse jaoks? EasyHours.ee on välja töötatud just selleks, et aidata väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel alustada tööaja registreerimisega mõne minutiga. EasyHours'iga saate kasutajasõbraliku tööajaarvestuse süsteemi, mis vastab kõigile seaduslikele nõuetele – ilma tarbetu vaevata. Proovige EasyHours'i 30 päeva tasuta ja kogege, kui lihtne saab olla tööaja registreerimise muutmine teie igapäevase töö lahutamatuks osaks. Siis olete kindlates kätes ja saate keskenduda sellele, mis teile oluline on, teades, et ajaregistreerimine toimib taustal tõhusalt ja õigesti. Alustage juba täna – ja saage tööajaga hakkama naeratusega!