Loading...
EasyHours poolt | 5. aprill 2025
Praktiline juhend uutele tööaja registreerimise nõuetele Eesti ettevõtetele
Märksõnad: tööaja registreerimine, seaduslikud nõuded, väike- ja keskmise suurusega ettevõtted, ajaregistreerimine
Ärge muretsege – selles blogipostituses vastame kõige tavalisematele küsimustele tööaja registreerimise kohta selges ja rahustavas keeles ilma juriidilise või tehnilise žargoonita.
Käsitleme teemasid nagu: Kes peab aega registreerima? Kuidas peaks tööaega registreerima? Mis on kaugtööga? Mis on iseseisvalt töökorraldust planeeriv töötaja? Kuidas tuleb andmeid säilitada? ja Milliseid süsteeme saab kasutada? Lõpuks saate ka nõuande lihtsa lahenduse kohta, mis tagab, et teie ettevõte vastab kõigile tööaja reeglitele ilma vaevata.
Lühidalt öeldes: Kõik tööandjad ja töötajad kuuluvad tööaja registreerimise nõude alla. Olenemata sellest, kas teie ettevõte on suur või väike, ja olenemata sellest, kas töötajad on täis- või osalise tööajaga, paindlikus töös või tunnitöölised, tuleb nende tööaega igapäevaselt registreerida. Isegi töötaja, kes töötab ainult paar tundi nädalas, peab oma tunnid registreerima.
Erandeid on vaid vähesed võimalikud. Tippjuhid (nt tegevdirektor, keda juriidiliselt ei käsitleta "töötajana") võivad nõudest välja jääda. Lisaks eksisteerib mõiste "iseseadistajad" – töötajad erilistel ametikohtadel kõrge autonoomia astmega. Need võib registreerimisest vabastada, kuid see nõuab spetsiifilist kokkulepet (vaata rohkem iseseadistajate kohta allpool). Enamiku ettevõtete jaoks see siiski aktuaalne ei ole, seega arvesta sellega, et kõik töötajad peavad oma tööaega registreerima.
Uus seadus nõuab, et registreeriksite iga töötaja kogu tööaja iga päeva kohta. See tähendab tundide arvu, mida üksikisik on konkreetsel päeval töötanud. Te ei pea märkima täpselt, millal päeva jooksul tööd tehti (kohtumisaeg ja lahkumisaeg ei ole nõutavad) – ainult seda, mitu tundi kokku sel päeval töötati. Kui töötaja näiteks töötab 7 tundi kontoris ja hiljem 1 tunni kodus õhtul, tuleb päev registreerida kui 8 tundi kokku.
Kes teostab registreerimist ja kui sageli? Kõige tavalisem on see, et töötaja ise registreerib oma tunnid, näiteks tööaja registreerimissüsteemi või tunnitabeli kaudu. Seadus ei ütle midagi selle kohta, kui sageli see peaks toimuma – see võib olla igapäevaselt, nädalaselt või pärast iga lõpetatud ülesannet, sõltuvalt sellest, mis teie ettevõttes mõtet annab. Oluline on see, et registreerimised oleksid usaldusväärsed. Soovitatav on aega jooksvalt pidada (eelistatavalt igapäevaselt või sellele lähedalt), kuni see on veel mälus värske, et vältida vigu. Tööandjana võib olla hea mõte koostada mõned lihtsad sisemised juhised selle kohta, kuidas ja millal töötajad peaksid oma tööaega registreerima, et kõik teeksid seda õigesti ja järjepidevalt.
Mida tuleb tööajana registreerida? Registreerida tuleb ainult tegelikku tööaega. Pausid, mis on omafinantseeritud (st kus töötaja ei saa palka ega ole tööks valmis), ei tohi arvestada. Seevastu tuleb registreerida kõik töötunnid – isegi kui need on ületunnitöö ilma lisatasuta või ebatavalisel ajal tehtud töö. Palga või tasu laad ei ole registreerimise seisukohast oluline – määrav on see, kas aeg kulub tööle.
Kas nõue kehtib ka kodutöö puhul? Jah – kodutöö tuleb registreerida võrdselt töökohal tehtava tööga. Kui töötaja töötab ühel päeval kodukontorист või võtab õhtul kodus mõned tunnid juurde, tuleb need tunnid lisada vastava päeva kogutööajale. Uus seadus ei tee vahet, kus tööd tehakse; oluline on, et kõik päeva töötunnid saaksid registreeringusse.
Tasub märkida, et puhkeaja reeglid on juhuslike kodutööde puhul mõnevõrra paindlikud. Tavaliselt ütleb 11-tunni reegel, et töötajal peab olema 11 järjestikust puhketundi iga 24 tunni jooksul. Kui töötaja vabatahtlikult töötab õhtul kodus veidi (lisaks tavalisele tööajale), loevad need tunnid loomulikult tööna, kuid seda ei peeta puhkeaja reeglite rikkumiseks – eeldusel, et see on juhuslik ja töötaja enda poolt korraldatud. Teisisõnu, te ei pea muretsema puhkeaja seaduse rikkumise pärast, kui töötaja aeg-ajalt valib kodust hiljem töötada. Kui kodutöö on aga töö püsiv või oluline osa, kehtivad tavalised puhkeaja reeglid nagu tavaliselt. Igal juhul tuleb registreerida kogu tööaeg, olenemata sellest, kas see toimub kontoris, välitingimustes või kodus.
"Iseorganiseerija" on tööaja eeskirjadest pärinev mõiste, mis hõlmab teatud töötajaid ametikohtadel, kus on väga suur vabadus oma töö korraldamisel. Töötajat peetakse iseorganiseerijaks, kui ta kas saab täielikult ise otsustada, millal tööd tehakse, või kui tööaega ei saa töö iseloomu tõttu üldse mõõta või ette määrata. Tavaliselt puudutab see vaid väheseid inimesi, näiteks mõningaid tippjuhte või spetsialiste, kellel ei ole kindlat rutiini või kohtumisaega ning kes praktikas ise oma aja üle otsustavad.
Selleks, et töötajat saaks tegelikult iseorganiseerijana välja arvata, peab see olema kokku lepitud ja töölepingus selgesõnaliselt välja toodud. Kui isik on klassifitseeritud iseorganiseerijana, tähendab see, et teda võib vabastada tööaja registreerimise nõudest (ja tavaliselt on nad vabastatud ka teatud puhkeaja eeskirjadest ja 48-tunni piirangust). Oluline: iseorganiseerijad on erand, mis kinnitab reeglit. Enamik töötajaid ei ole iseorganiseerijad. Teisisõnu peaksite seda erandit kasutama ainult täiesti erilistes olukordades. Kui kahtlete, kas teatud ametikohta saab pidada iseorganiseerivaks, tuleb teha konkreetne hinnang – ja nagu mainitud, nõuab see kirjalikku kokkulepet. Enamiku ettevõtete puhul peavad kõik töötajad registreerima tööaega täiesti tavalisel viisil.
Kui kaua ja kuidas peame registreerimisi säilitama? Peate säilitama registreeritud tööaja dokumentatsiooni vähemalt 5 aastat. See nõue tähendab, et igapäevased tunnisedelid või teie süsteemi andmed peavad olema kättesaadavad isegi paljude aastate pärast. Lisaks peab töötajal olema juurdepääs oma registreeritud andmetele. Nii praegustel kui ka endistel töötajatel on õigus saada teavet selle kohta, kui palju nad teatud perioodil töötasid, isegi kuni viis aastat tagasi.
Praktilise käsitlemise jaoks tähendab see, et teie tööaja registreerimise andmed tuleb säilitada turvaliselt ja struktureeritult. Kasutage süsteemi või meetodit, kus andmeid ei saa salaja muuta ega need ei saa kaduma minna. Samuti peaksite tagama, et saate töötajale väljastada või näidata kõiki tema registreeringuid viimase 5 aasta kohta, kui ta seda küsib. Kui süsteemist on andmete väljavõtmine väga keeruline, võib see olla probleem – töötaja juurdepääs teabele peab olema praktikas "kättesaadav".
Pidage meeles ka registreeringute konfidentsiaalset käsitlemist, kuna need võivad sisaldada isikutundlikku teavet töötajate tööaja ja võimaliku puudumise kohta. Järgige tavapäraseid isikuandmete/GDPR juhiseid, näiteks tagage, et ainult asjakohased isikud omavad juurdepääsu andmetele, ja kustutage teave säilitamisperioodi lõppemisel. Kuid lähtepunktina: omage lahendust, mis salvestab automaatselt kõik tööaja registreeringud vähemalt viieks aastaks ja võimaldab neid töötajate kaupa vastavalt vajadusele üles leida.
Kas peame investeerima kallisse digitaalsesse süsteemi? Mitte tingimata – seadus annab teile meetodivabaduse tööaja registreerimise süsteemi valimiseks, kui see täidab nõudeid olla "objektiivne, usaldusväärne ja kättesaadav." See tähendab, et süsteem peab suutma mõõta kogu igapäevast tööaega täpselt (objektiivselt), andmetele peab saama loota (usaldusväärselt) ja nii tööandja kui töötaja peavad saama juurdepääsu teabele (kättesaadavalt).
Praktikas saab tööaja registreerimist teha mitmel viisil. See võib olla täiesti lihtne, näiteks paberileht või arvutustabel, kuhu töötaja oma tunnid üles kirjutab. See võib olla ka elektrooniline ajatempel, projektijuhtimise tööriist tunniregistreerimisega või spetsiaalne tööaja registreerimise rakendus. Pole nõuet, et see peaks olema digitaalne – füüsiline märkmik või e-kiri päeva tundidega võib põhimõtteliselt sobida. Kuid tegelikkuses on digitaalne lahendus sageli suur eelis. Digitaalsed süsteemid saavad automaatselt tagada andmete turvalise säilitamise 5+ aastat, nad saavad kaitsta vigade ja pettuse eest (näiteks lukustades varasemad registreeringud) ja muudavad töötajatele nende enda tundide ülevaate saamise lihtsamaks.
Olenemata sellest, mida valite, veenduge, et süsteem sobiks teie igapäevaeluga. Kui teil on vähe töötajaid ja lihtne tegevus, võite ehk hakkama saada ühe lihtsate tabeliga. Kui teil on palju töötajaid või muutuvad tööajad, võib digitaalne tööaja registreerimise süsteem säästa teile palju aega ja vaeva. Kaaluge ka integratsiooni palgasüsteemi või vahetusgraafikutega, kui see on asjakohane – mõned süsteemid saavad registreerida tööaega automaatselt näiteks sisselogimiste või pääsukaartide põhjal, kuid see ei ole nõue.
Nõuanne: Kõige tähtsam on, et teie lahendus vastaks seaduslikele nõuetele. Võite lugeda rohkem erinevate meetodite eelistest ja puudusest meie artiklist digitaalse tööaja registreerimise eelistest. Kui vajate abi alustamiseks, võite ka järgida juhendit 5 sammuga tööajaarvestuse kasutuselevõtuks ettevõttes.
Tööaja registreerimise kasutuselevõtt ei pea olema keeruline. EasyHours.ee on hea näide lahendusest, mis muudab kõikide seaduslike nõuete täitmise lihtsaks. EasyHours'iga saavad töötajad registreerida oma tööaega kiiresti (ka mobiili kaudu) ja süsteem tagab automaatselt, et kõik andmed salvestatakse turvaliselt 5 aastaks. Samal ajal on nii juhtkond kui ka töötajad alati vajalike andmete juurde pääsevad. EasyHours on disainitud spetsiaalselt selleks, et olla lihtne, usaldusväärne ja täielikult seaduslik, nii et saate keskenduda oma äri arendamisele halduse asemel.
Kas sooviksite seda oma ettevõttes proovida? Külastage EasyHours.ee, et lugeda rohkem ja alustada tasuta prooviperioodiga. Laske EasyHours'il aidata teil muuta tööaja registreerimine lihtsaks, tõhusaks ja nõuetele vastavaks – nii olete uute nõuetega kursis ilma tarbetu lisatööta. ✅