Privaatsuspoliitika

EasyHoursi käitab Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Switzerland ("EasyHours", "meie", "me" või "meid").

Privaatsusküsimuste, tugipäringute või andmekaitseõigustega seotud taotluste korral saate meiega ühendust võtta aadressil Reveal email.

See privaatsuspoliitika selgitab, kuidas me EasyHoursiga seoses isikuandmeid kogume, kasutame, avaldame ja kaitseme.

1. Kohaldamisala

EasyHours on ettevõtetele mõeldud tööaja jälgimise ja tööjõu haldamise teenus. See on mõeldud ettevõtetele ja nende volitatud kasutajatele, näiteks omanikele, administraatoritele, juhtidele, töötajatele ja kioskikasutajatele.

Kui ettevõte või tööandja kasutab EasyHoursi tööjõuandmete, tööajakirjete, graafikute, kinnituste või asukohapõhiste kohalolekufunktsioonide haldamiseks, on tavaliselt see ettevõte osapool, kes otsustab, miks ja kuidas neid tööjõuandmeid kasutatakse. Sellistel juhtudel töötleb EasyHours neid andmeid üldjuhul kliendi nimel.

EasyHours töötleb mõningaid andmeid ka enda eesmärkidel, sealhulgas konto haldamiseks, autentimiseks, turvalisuseks, arvelduseks, toe pakkumiseks, pettuste ennetamiseks ja teenusega seotud teadete saatmiseks.

2. Kogutavad isikuandmed

Sõltuvalt sellest, kuidas Teenust kasutatakse, võime koguda järgmisi isikuandmete kategooriaid:

a. Konto- ja profiiliandmed

Need võivad hõlmata nime, e-posti aadressi, telefoninumbrit, keelt, riiki, profiilipilti ja konto seadistamise andmeid.

b. Autentimis- ja turbeandmed

Need võivad hõlmata ühekordseid pääsukoode, kinnituse staatust, seansiandmeid, seansi värskendamise andmeid, paigaldusidentifikaatoreid, IP-aadressi, user agent'i, seadme metaandmeid, rakenduse versiooni ning turbe- või väärkasutuse ennetamise kirjeid.

c. Ettevõtte ja organisatsiooni andmed

Need võivad hõlmata ettevõtte nime, ettevõtte logo, ettevõtte riiki, ettevõtte seadeid, rollimääranguid, omaniku andmeid, liitumiskoode või liitumisvõtmeid ning tellimuse staatust.

d. Tööjõu ja töösuhtega seotud andmed

Need võivad hõlmata töötaja identifikaatoreid, osakonda, algus- või lõppkuupäevi, rolliteavet, tööaja seadeid, ületunnitööga seotud seadeid ja muid kliendi sisestatud tööjõu haldamise andmeid.

e. Tööaja jälgimise ja kohaloleku andmed

Need võivad hõlmata tööle registreerimise ja töölt lahkumise kirjeid, pausikirjeid, käsitsi sisestusi, märkmeid, tööajatabeli staatust, kinnituste ajalugu, ajatemplid, ajavööndi teavet, projekti- või ülesandeviiteid ning seotud auditeerimisajalugu.

f. Asukohaandmed

Kui asukohapõhised funktsioonid on lubatud, võime töödelda saabumise ja lahkumise registreerimise koordinaate, asukohaga seotud aadresse, ettevõtte asukohakirjeid, geotara seadeid, seotud asukohakonteksti ning geokodeerimisandmeid, mida kasutatakse koordinaatide või aadresside teisendamiseks kasutatavateks kaardi- või asukohakirjeteks.

g. Failid ja meedia

Need võivad hõlmata avatare, ettevõtte logosid, tööajakannete manuseid, failinimesid, failisuurusi, salvestusvõtmeid ja seotud objektisalvestuse metaandmeid.

h. Arveldus- ja tehinguandmed

Need võivad hõlmata arvelduskontakti teavet, paketi ja tellimuse üksikasju, kasutajakohtade arvu, maksetega seotud metaandmeid, arveteavet ja maksudega seotud teavet. Maksekaardiandmeid töötleb tavaliselt meie makseteenuse pakkuja, mitte meie ise.

i. Teavituste ja seadme andmed

Need võivad hõlmata push token'eid, meeldetuletuste eelistusi, teavituste postkasti andmeid, kohaletoimetamise staatust, e-posti eelistuste andmeid, administraatori hoiatuste sündmusi ning mobiilplatvormide kohaletoimetamise identifikaatoreid, mida kasutatakse Apple'i või Androidi push-teavituste jaoks.

j. Toe ja suhtluse andmed

Need võivad hõlmata meile saadetud sõnumeid, tugipäringuid ja muud Teenusega seotud suhtlust.

3. Isikuandmete allikad

Võime saada isikuandmeid:

• otse teilt;
• kliendiorganisatsioonilt, kes lõi või haldab teie EasyHoursi juurdepääsu;
• teistelt sama kliendikonto volitatud kasutajatelt;
• teie brauserist, seadmest või operatsioonisüsteemist;
• makse-, e-posti, kaardi-, salvestus-, majutus- ja teavitusteenuse pakkujatelt; ning
• Teenusega seoses tehtavatest turbe- ja pettuseennetuse kontrollidest.

4. Kuidas me isikuandmeid kasutame

Kasutame isikuandmeid selleks, et:

• pakkuda, käitada, hooldada ja turvata Teenust;
• luua ja hallata kontosid ning ettevõtte tööruume;
• autentida kasutajaid ja hallata seansse;
• töödelda tööaja jälgimist, tööajatabeleid, kinnitusi, graafikuid, puhkustega seotud kirjeid, aruandeid ja analüütikat;
• toetada kioski ja jagatud seadmete töövooge;
• võimaldada asukoha- ja geotarafunktsioone, kui need on seadistatud;
• töödelda tellimusi, arveldust, makse ja seotud haldust;
• saata teenuseteateid, meeldetuletusi, tehingulisi e-kirju ja tugisuhtlust;
• tuvastada, ennetada ja uurida pettust, väärkasutust, kuritarvitust ja turvaintsidente;
• täita seadusest tulenevaid kohustusi ja jõustada meie tingimusi; ning
• parandada Teenuse töökindlust, jõudlust ja kasutatavust.

5. Õiguslikud alused

Kui andmekaitseseadus nõuab õiguslikku alust, tugineme sõltuvalt kontekstist ühele või mitmele järgmistest alustest:

• lepingu täitmine või lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmine;
• õigustatud huvid, näiteks turvalise ja töökindla teenuse käitamine, väärkasutuse ennetamine, klientide toetamine ja Teenuse parandamine;
• seadusest tulenevate kohustuste täitmine; ning
• nõusolek, kui see on nõutav, näiteks teatud seadme lubade või mittehädavajalike küpsiste või tehnoloogiate puhul.

6. Vastutava töötleja ja volitatud töötleja rollid

EasyHours ei tegutse kõigi töötlemistoimingute puhul ühes ja samas rollis.

EasyHours vastutava töötlejana

EasyHours tegutseb vastutava töötlejana andmete puhul, mida kasutame enda ärieesmärkidel, sealhulgas:

• konto loomine ja haldamine;
• sisselogimine, autentimine ja turvalisus;
• arveldus, tellimuste haldamine ja maksete haldamine;
• klienditugi ja teenusega seotud suhtlus;
• pettuste ennetamine, väärkasutuse ennetamine ja õigusnõuete täitmine; ning
• teenuse sisemine parandamine ja operatiivne haldus.

EasyHours volitatud töötlejana

EasyHours tegutseb üldjuhul volitatud töötlejana, kui klient kasutab Teenust tööjõuandmete salvestamiseks, haldamiseks või analüüsimiseks kliendi organisatsiooni nimel, sealhulgas:

• töötajate kirjed;
• tööajakanded ja tööajatabelid;
• graafikud ja kinnitused;
• kliendi või volitatud kasutajate üles laaditud manused; ning
• asukoha- või geotaraandmed, mida töödeldakse kliendi seadistatud kohaloleku töövoogude osana.

Kui olete töötaja või töötegija, kelle andmeid töötleb EasyHoursi kaudu teie tööandja või organisatsioon, on teie tööandja või organisatsioon tavaliselt peamine kontaktpunkt küsimustes, mis puudutavad neid tööjõuandmeid.

7. Asukoht ja tööjõu jälgimine

Asukoha- ja geotarafunktsioonid on valikulised tootefunktsioonid. Kui klient need lubab ja asjaomane kasutaja või seade annab vajalikud load, võib EasyHours töödelda asukohaandmeid seoses kohaloleku töövoogudega.

Kliendid vastutavad nende funktsioonide seadusliku kasutamise eest, sealhulgas vajalike töökohateadete andmise, asjakohaste sisepoliitikate kehtestamise ning selle tagamise eest, et jälgimis-, kohaloleku- ja asukohatööriistade kasutamine vastaks kohaldatavatele tööhõive-, töö-, töökoha- ja privaatsusseadustele.

8. Isikuandmete jagamine

Võime jagada isikuandmeid:

a. Asjaomase kliendi ja tema volitatud kasutajatega

Kui kasutate EasyHoursi ettevõtte või tööandja konto kaudu, võivad teie andmed olla nähtavad sellele kliendile ja tema määratud volitatud kasutajatele, arvestades kliendi seadistust ja õigusi.

b. Teenusepakkujate ja alltöötlejatega

Võime jagada andmeid teenusepakkujatega, kes aitavad meil Teenust käitada, näiteks teenusepakkujatega, kes pakuvad:

• majutust, andmebaasitaristut, objektisalvestust, varundussalvestust, katastroofijärgset taastet ja seotud tehnilisi toiminguid;
• e-kirjade kohaletoimetamist;
• makseid, tellimusi, arvete koostamist ja arveldushaldust;
• analüütikat ja tootekasutuse mõõtmist;
• kaarte ja geokodeerimist;
• push-teavitusi; ning
• turvet, logimist ja tugitoiminguid.

Need teenusepakkujad võivad vajaduse korral hõlmata järgmist:

• Hetzner, mida kasutame rakenduse majutuseks, andmebaasitaristuks, objektisalvestuseks, varunduseks ja seotud taristutoiminguteks. Meie peamine rakendustaristu, andmebaas ja objektisalvestus on majutatud Saksamaal.
• Backblaze, mida kasutame varundussalvestuseks ja katastroofijärgse taastega seotud varukoopiateks. Praegu kasutame nende varukoopiate jaoks piirkonda Backblaze EU Central.
• Resend, mida kasutame tehinguliste ja tugiteenuse e-kirjade kohaletoimetamiseks. See võib hõlmata e-posti aadresside, sõnumisisu ja seotud kohaletoimetamise metaandmete töötlemist.
• Stripe, mida kasutame maksete töötlemiseks, tellimusteks, arvete koostamiseks ja arveldushalduseks. Maksekaardiandmeid töötleb üldjuhul otse Stripe, mitte meie.
• PostHog, mida kasutame analüütikaks ja tootekasutuse mõõtmiseks. Kui oleme selle seadistanud, võib see hõlmata veebisaidi või toote analüütikaandmeid. Praegu kasutame teenuse PostHog ELi pilvepiirkonda.
• Google Maps Platform, mida kasutame kaartide ja geokodeerimisega seotud funktsioonideks. See võib hõlmata aadresside, koordinaatide ja seotud asukohapäringuandmete töötlemist.
• Apple Push Notification service (APNs), mida kasutame push-teavituste edastamiseks Apple'i seadmetele.
• Firebase Cloud Messaging (FCM), mida kasutame push-teavituste edastamiseks Androidi seadmetele.
• muud teenusepakkujad, keda võime aeg-ajalt kasutada turbe, logimise ja operatiivtoe jaoks.

c. Kutseliste nõustajate ja äritehingu osapooltega

Võime jagada andmeid advokaatide, raamatupidajate, audiitorite, kindlustusandjatega või seoses ühinemise, omandamise, finantseerimise, ümberkorraldamise või kogu meie ettevõtte või selle osa müügiga.

d. Õiguslikud või ohutusega seotud avaldamised

Võime andmeid avaldada, kui usume mõistlikult, et avaldamine on vajalik seaduse, määruse, kohtumenetluse või seadusliku valitsusasutuse taotluse täitmiseks või õiguste, ohutuse või turvalisuse kaitsmiseks.

9. Rahvusvahelised edastamised

EasyHours võib töödelda isikuandmeid Šveitsis ja teistes riikides, kus meie või meie teenusepakkujad tegutsevad.

Meie peamine majutustaristu, andmebaas ja objektisalvestus on majutatud Saksamaal. Praegu kasutame varundussalvestuseks piirkonda Backblaze EU Central. Mõned meie muud teenusepakkujad võivad andmeid töödelda või neile juurde pääseda teistest jurisdiktsioonidest sõltuvalt sellest, kuidas nende teenuseid osutatakse ja toetatakse.

Kui kohaldatav seadus seda nõuab, kasutame rahvusvaheliste edastamiste jaoks asjakohaseid kaitsemeetmeid, näiteks lepingulisi kaitseid, andmetöötluslepinguid ja tüüptingimusi või sarnaseid tunnustatud edastusmehhanisme.

10. Andmete säilitamine

Säilitame isikuandmeid nii kaua, kui see on mõistlikult vajalik käesolevas privaatsuspoliitikas kirjeldatud eesmärkidel, sealhulgas Teenuse pakkumiseks, seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks, vaidluste lahendamiseks, lepingute jõustamiseks, turvalisuse säilitamiseks ja asjakohaste äridokumentide hoidmiseks.

Üldiselt:

• konto- ja profiiliandmeid hoitakse seni, kuni asjaomane konto on aktiivne, ning mõistliku aja jooksul pärast seda;
• turbe- ja autentimisloge hoitakse nii kaua, kui see on mõistlikult vajalik turbe, pettuseennetuse, tõrkeotsingu ja auditi eesmärkidel;
• tööjõu-, tööaja jälgimise ja kohalolekuandmeid säilitatakse üldjuhul vastavalt kliendi juhistele ning meie lepingulistele ja seadusest tulenevatele kohustustele;
• arveldus- ja maksukirjeid võidakse säilitada pikema aja jooksul, kui seda nõuab seadus või raamatupidamisstandardid; ning
• varukoopiad võivad jääda piiratud ajaks ringlevatesse varukoopiatesse, enne kui need üle kirjutatakse või kustutatakse.

11. Küpsised ja sarnased tehnoloogiad

EasyHours kasutab küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid näiteks järgmistel eesmärkidel:

• autentimine ja seansihaldus;
• turvalisus ja pettuste ennetamine;
• kioski seansi funktsionaalsus;
• keele- või kasutajaliidese eelistused;
• teenuse töökindlus ja tehniline toimimine; ning
• analüütika, kui oleme analüütikafunktsioonid seadistanud.

EasyHours kasutab praegu analüütikaga seotud mõõtmiseks teenust PostHog. Sõltuvalt sellest, kuidas analüütika on seadistatud, võib see hõlmata küpsiseid või sarnaseid tehnoloogiaid, mida kasutatakse veebisaidi või toote kasutuse mõõtmiseks.

Kui kasutame mittehädavajalikke küpsiseid või sarnaseid tehnoloogiaid olukorras, kus nõusolek on nõutav, küsime selle nõusoleku asjakohase nõusolekumehhanismi kaudu ja uuendame vajaduse korral seda privaatsuspoliitikat.

12. Turvalisus

Kasutame mõistlikke tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis on mõeldud isikuandmete kaitsmiseks volitamata juurdepääsu, kaotsimineku, väärkasutuse, muutmise või avaldamise eest.

Siiski ei ole ükski edastus- ega salvestusmeetod täiesti turvaline ning me ei saa tagada absoluutset turvalisust.

13. Teie õigused

Sõltuvalt teie asukohast ja kohaldatavatest seadustest võivad teil olla isikuandmetega seoses õigused, näiteks õigus:

• saada juurdepääs oma andmetele;
• parandada ebaõigeid andmeid;
• taotleda andmete kustutamist;
• esitada vastuväide teatud töötlemisele või nõuda selle piiramist;
• taotleda teatud andmete ülekandmist; ning
• võtta nõusolek tagasi, kui töötlemine põhineb nõusolekul.

Oma õiguste kasutamiseks võtke ühendust aadressil Reveal email.

Kui EasyHours töötleb teie andmeid teie tööandja või muu kliendi nimel, peaksite tavaliselt esmalt ühendust võtma selle organisatsiooniga. Võime vajaduse korral aidata oma kliendil teie taotlusele vastata.

14. Kaebused

Kui teil on mure selle üle, kuidas me isikuandmeid käsitleme, võtke palun esmalt meiega ühendust aadressil Reveal email.

Sõltuvalt kohaldatavast seadusest võib teil olla ka õigus esitada kaebus pädevale andmekaitseasutusele, sealhulgas Šveitsi föderaalsele andmekaitse- ja teabevolinikule (FDPIC) või oma kohalikule järelevalveasutusele.

15. Laste andmed

EasyHours on mõeldud ärikasutuseks ega ole suunatud lastele. Me ei kogu teadlikult isikuandmeid otse lastelt Teenuse tarbijatele suunatud kasutuse kaudu.

16. Selle privaatsuspoliitika muudatused

Võime seda privaatsuspoliitikat aeg-ajalt uuendada.

Kui seda teeme, avaldame uuendatud versiooni Teenuses või selle kaudu ning uuendame ülal olevat kuupäeva "Viimati uuendatud". Olulistest muudatustest võime vajaduse korral teatada ka Teenuse kaudu või e-posti teel.

17. Kontakt

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Switzerland

Email: Reveal email