Loading...
EasyHours poolt | 3. aprill 2025
Arusaadav juhend tööajaarvestuse ja tööaja arvestuse nõuetele Eesti ettevõtetele
Märksõnad: tööajaarvestus, tööaja arvestus, tööaeg, töögraafik, ületunnid, tunnileht, seaduslikud nõuded, EL-i reeglid, Eesti seadusandlus
Eesti töölepingu seadus nõuab, et kõik tööandjad peavad pidama tööajaarvestust oma töötajate tööaja kohta. See nõue tuleneb Eesti tööõigusest ja EL-i tööaja direktiivist, mille eesmärk on kaitsta töötajaid ning tagada tööaja ja puhkeaja reeglite järgimine. Alates 2024. aastast on Tööinspektsioon karmistanud järelevalvet puhkeaja nõuete osas.
Selles postituses käsitleme kõike, mida sina kui tööandja peaksid uue seaduse kohta teadma - alates taustast ja eesmärgist kuni praktiliste nõuete ja rakendamiseni. Anname sulle ka konkreetseid nõuandeid, kuidas seadust hõlpsalt järgida ilma tarbetu halduskoormata.
Olenemata sellest, kas juhid väikest ettevõtet või suuremat organisatsiooni, aitab see juhend sul mõista oma kohustusi ja alustada edukalt tööaja registreerimisega.
Eesti töölepingu seaduse järgi on kõigile tööandjatele kohustuslik tööajaarvestuse pidamine. Tööajaarvestuse pidamise kohustus tuleneb nii Eesti seadusandlusest kui ka EL-i tööaja direktiivist, mille eesmärk on tagada töö- ja puhkeaja nõuete järgimine. Selles blogipostituses anname arusaadava sissejuhatuse uutesse tööaja registreerimise nõuetesse. Vaata ka meie täielikku juhendit aja registreerimise seaduslikele nõuetele. Selgitame tausta (EL-i otsus ja tööaja direktiiv), käsitleme, kelle kohta seadus kehtib, mida tööandjad täpselt tegema peavad ja millised tagajärjed võivad olla seaduse mittetäitmisel. Postitus on kirjutatud selges ja sõbralikus keeles, et sina kui ettevõtte juht ilma juriidilise taustata saaksid hõlpsalt aru, mida teha tuleb – ja kuidas edukalt alustada.
Tööajaarvestuse nõuete taustaks on EL-i kohtuotsus ja EL-i tööajadirektiiv. Mais 2019 otsustas Euroopa Kohus, et kõik liikmesriigid peavad tagama, et tööandjad kehtestavad süsteemi töötajate igapäevase tööaja registreerimiseks. Eestis oli tööajaarvestuse nõue juba enne seda otsust kehtestatud töölepingu seaduses. Töötajate kaitsmiseks ületunnitöö eest ja nende heaolu tagamiseks on Eesti seadusandlus kooskõlas EL-i nõuetega.
Milles seisnevad EL-i tööajaeeskirjad? Tööajadirektiiv sisaldab muu hulgas järgmisi keskseeid eeskirju:
Lisaks sellele nõuavad EL-i eeskirjad pause (nt sobivat pausi, kui töötad üle 6 tunni järjest). Kõik see peab tagama, et töötajaid ei koormata üle. Uue seadusega saavad ametiasutused nüüd nõuda dokumentatsiooni selle kohta, et neid eeskirju järgitakse – ja siin tuleb mängu tööaja registreerimise nõue. Registreerimise nõue peab andma dokumentatsiooni võimalike tööaja ja puhkeaja eeskirjade rikkumiste kohta, et probleeme saaks varakult avastada ja ennetada.
Lühidalt öeldes kehtib tööajaarvestuse nõue kõigi tööandjate jaoks Eestis – olenemata valdkonnast, suurusest või sellest, kas te tavaliselt aega registreerite või mitte. Kõigi töötajate tööaeg peab olema registreeritud palgaarvestuse ja seaduse nõuete täitmise eesmärgil. See tähendab, et isegi väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted peavad nüüd kehtestama mingisuguse ajaregistreerimise vormi, kui neil seda veel pole.
Kas on olemas erandeid? Jah, teatud juhid ja töötajad, kellel on iseseisev tööaja korraldamise õigus, võivad olla osaliselt vabastatud mõnedest nõuetest. Need on kõrgemates ametikohtades töötajad, kes määravad ise oma tööaja ja kellel on kõrge autonoomia aste töös. Tavaliselt on need kõrgeim juhtkond või spetsialistid, kelle tööaega ei saa mõõta või ette määrata. Ainult juhul, kui töötaja vastab iseorganiseerija tingimustele, saab teda tööaja registreerimise nõudest vabastada. Sel juhul peab töölepingus selgesõnaliselt märgitud olema, et töötaja on iseorganiseerija. Enamiku ettevõtete jaoks hõlmab see ainult väga väheseid (kui üldse mõnda) töötajaid – enamiku töötajate puhul pole erandit ja tööaeg tuleb põhimõtteliselt registreerida. Lugege rohkem tööajaarvestusest töövõtjatele ja teistele töötajate gruppidele.
Mida nõue praktikas tähendab? Tööandjana on teil vastutus kehtestada süsteem, mis registreerib iga töötaja kogu igapäevase tööaja objektiivsel, usaldusväärel ja kättesaadaval viisil. Jaotame selle konkreetseteks punktideks:
Valige tööaja registreerimise süsteem: Meetodite valik on vaba. Võite kasutada kõike alates lihtsast tunnisedelist või Excel-tabelist kuni digitaalse tööajaarvestuse rakenduseni – niikaua kui süsteem vastab seaduse nõuetele olla objektiivne, usaldusväärne ja kättesaadav. Objektiivne tähendab, et registreerimine peab olema neutraalne ja korrektne; usaldusväärne tähendab, et andmeid ei saa kergesti muuta või need ei kao; kättesaadav tähendab, et nii tööandja kui töötaja peavad saama registreeringutele kergesti ligi. Teisisõnu: valige teile sobiv süsteem, kuid veenduge, et see registreerib tunnid täpselt ja et saate seda dokumenteerida, kui see on nõutav.
Registreerige igapäevast tööaega: Tööajaarvestus peab sisaldama kõiki töötatud tunde, haiguspäevi ja puhkusepäevi ning muid töölt puudutud päevi. Dokumendi vorm ei ole seadusega määratud, kuid see peab olema objektiivne ja usaldusväärne. Peate lihtsalt tagama, et päeva kogu tööaeg märgitakse üles. Kui teie töötajatel on kindlad tööajad või vahetusgraafik, võite kasuga registreerida kõrvalekaldeid selle asemel, et sisestada iga päev sama. Näiteks: kui töötaja tavaliselt töötab 7,5 tundi, kuid ühel päeval töötab 8,5 tundi, võib piirduda ainult selle lisatunni registreerimisega sel päeval. See paindlik meetod on lubatud ja võib vähendada halduskoormust, kuni lõpptulemus – õige igapäevane tundide koguarv – on registreeritud.
Kaasake töötajaid: Lähtepunktina on praktiline, et töötajad ise teatavad oma tunnid valitud süsteemis (nt rakenduse kaudu või ajatabeli täitmisega). Peaksite teavitama kõiki töötajaid sellest, kuidas ja millal nad peaksid oma tööaega registreerima. Võib olla hea mõte koostada lühike juhend või poliitika ettevõtte tööaja registreerimiseks, mis kirjeldab: mida tuleb registreerida (nt tavaline tööaeg, ületunnid, pausid), millal see tuleb registreerida (eelistatavalt jooksvalt või igapäevaselt), ja millised on tagajärjed, kui selle unustab. Selline tööaja registreerimise poliitika pole seadusega otseselt nõutud, kuid see aitab tagada ühist arusaamist ja järjepidevust. (Nipp: Vaadake meie sisejuhendit Kuidas lihtsalt alustada sammhaaval nõuannete saamiseks tööaja registreerimise rakendamiseks teie ettevõttes.)
Jälgimine ja kontroll: Kuna lõppkokkuvõttes on tööandja vastutus, et tööaeg registreeritakse õigesti, peate ettevõttesiseselt jälgima, et süsteemi tegelikult kasutatakse. Hoolitsege selle eest, et meeldetuletada töötajatele, kes ei ole oma tunde sisestanud, ning kontrollige regulaarselt, et registreeritud andmed näivad õiged ja ühtivad ligikaudu tööajalepingutega. Kui midagi näib vale (nt töötaja, kes järjekindlalt unustab registreerida või kellel on ebatõenäoliselt vähe tunde registreeritud), peaksite sellest rääkima. Võiksite kaaluda registreeritud tundide kinnitamise protsessi, et nii töötaja kui ka juht oleksid ajaregistreerimises ühel meelel.
Andmete säilitamine: Tööajaarvestuse dokumente tuleb säilitada vastavalt Eesti seadusandlusele (tavaliselt vähemalt 5 aastat). See on seotud sellega, et peab olema võimalik dokumenteerida 48-tunni reegli järgimist pikema perioodi jooksul. Seega hoolitsege selle eest, et teie ajaregistreerimissüsteem suudab andmeid turvaliselt säilitada vähemalt viis aastat ning et teil on kontroll nende andmete turvalisuse ja privaatsuse (GDPR) üle. Töötajatel peab olema juurdepääs oma registreeritud andmetele kogu töölepingu kehtivuse ajal – see tagab läbipaistvuse ja võimaldab neil endil oma tunde jälgida ning näiteks avastada, kui midagi pole õigesti registreeritud.
Erandite õige käsitlemine: Kui hindate, et üks või mitu töötajat ettevõttes täidab iseseisvalt töökorraldust planeerivate töötajate kriteeriumid (vt ülaltoodud jaotist Kelle kohta seadus kehtib?), peate hoolitsema selle eest, et see oleks töölepingus dokumenteeritud. See nõuab tavaliselt lepingu lisa, mis täpselt märgib, et isik on vabastatud tööaja registreerimisest ja näiteks puhkeaja reeglitest. On oluline kasutada seda erandit ainult seal, kus see on õigustatud – see on väga kitsas erand ja peab olema selgitatav ning kaitsetav, kui otsustate isiku kategoriseerida iseseisvalt töökorraldust planeerivaks töötajaks.
(Kas teil on rohkem küsimusi? Vaadake meie KKK tööaja registreerimise kohta, kus vastame tüüpilistele küsimustele uute reeglite kohta.)
Võib-olla küsite: Mis juhtub, kui me ei võta kasutusele tööaja registreerimist või unustame süsteemi kasutada? Vastus on, et see võib teie ettevõttele tõsiseid tagajärgi kaasa tuua. Kuigi seaduses endas ei ole kindlaksmääratud trahvi "tööaja registreerimise puudumise" eest, riskite siiski sanktsioonidega, sest registreerimise puudumine on sageli seotud tööaja reeglite rikkumisega. Siin on mõned võimalikud tagajärjed:
Ettekirjutused või trahvid Tööinspektsioonilt: Tööinspektsioon (asutus, mis teostab järelevalvet töökeskkonna ja tööaja üle) võib reageerida, kui te reegleid ei järgi. Nad võivad väljastada ettekirjutuse (st kohustada teid kohe olukorda parandama) või halvimal juhul määrata trahvi rikkumise eest. Tööinspektsioon võib ka nõuda, et te edaspidi võtaksite kasutusele meetmed, mis takistavad näiteks 48-tunni reegli rikkumist.
Hüvitis töötajatele: Kui selgub, et töötaja on töötanud üle lubatud piiride (nt ületanud 48-tunni reegli või ei ole saanud 11-tunnist puhkeaega) ja te kui tööandja ei ole midagi teinud selle vältimiseks, võib töötajal olla õigus hüvitisele (kompensatsioonile) reeglite rikkumise eest. Registreerimise puudumine teeb teie jaoks raskemaks tõestada, et te olete reegleid järginud – ja seeläbi lihtsamaks töötajal saada kinnitust, et rikkumine toimus. Teisisõnu, ilma korralike tööaja registreerimisteta on teil nõrgem kaitse, kui keegi kaebab ületunnitöö või puhkeaja puudumise üle.
Muud juriidilised tagajärjed: Ametiühingud võivad sekkuda töötajate nimel, kui reegleid ei järgita. Tõsistes või korduvates juhtumites võib see kahjustada ettevõtte mainet ja sisemisi töösuhted. Lisaks on tööaja reeglite järgimine osa töökeskkonna õigusaktidest – süstemaatiline rikkumine võib äärmisel juhul viia suuremate kohustusteni muuta tööprotsesse või vähendada teie töötajate tööaega. Lühidalt öeldes: nõude mittetäitmine võib osutuda kalliks ja tülikaks.
Kokkuvõte: Võtke tööaja registreerimise nõuet tõsiselt. See ei puuduta mitte ainult seaduse järgimist, vaid ka teie töötajate ja ettevõtte eest hoolitsemist. Õnneks ei pea see olema keeruline ega aeganõudev – olemas on head lahendused, mis võivad selle lihtsaks muuta.
Kohustusliku tööaja registreerimise juurutamine võib kõlada ülekäivana, eriti väikese või keskmise suurusega ettevõtte jaoks. Kuid te ei ole üksi ja see ei pea üldse keeruline olema. Tegelikult on olemas kasutajasõbralikud digitaalsed tööriistad, mis suudavad enamiku tööst teie eest ära teha. EasyHours.ee on näide lahendusest, mis on välja töötatud just selleks, et aidata Eesti ettevõtetel lihtsa tööaja registreerimisega ja tagada EL-i vastavus. EasyHours'iga saate kiiresti alustada kõigi töötajate tööaja registreerimist – süsteem on lihtne kasutada nii juhtkonnale kui töötajatele ja vastab loomulikult kõigile objektiivsuse, usaldusväärsuse ja kättesaadavuse seadusnõuetele.
Tehke uue seaduse järgimine lihtsaks – külastage EasyHours.ee juba täna. EasyHours.ee lehel saate rohkem lugeda ja alustada lahendusega, mis säästab teid tarbetust vaevast ja tagab, et kohustuslik tööaja registreerimine saab igapäevase elu lihtsaks ja integreeritud osaks. Valides nutika lahenduse nagu EasyHours, näitate nii oma töötajatele kui ametiasutustele, et võtate tööajaeeskirju tõsiselt ja hoiate töötajate heaolu. Seega võtke meetmeid kohe: Saage oma tööaja registreerimine korda – ja laske EasyHours'il teid hästi teel aidata!