Loading...
EasyHours poolt | 3. aprill 2025
Juhend digitaalse tööajaarvestuse ja tööaja arvestuse eelistele
Märksõnad: tööajaarvestus, tööaja arvestus, tööaeg, töögraafik, ületunnid, tunnileht, seaduslikud nõuded, EL-reeglid, Eesti seadusandlus
Väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted Eestis seisavad silmitsi uue nõudega: kõigi töötajate tööajaarvestus tuleb pidada igapäevaselt alates 1. juulist 2024. Paljud kaaluvad seetõttu, kuidas seaduslikku nõuet kõige paremini täita – kas kasutada paberblankette, täita Excel-i tunnilehte või investeerida digitaalsesse süsteemi? Selles postituses vaatleme lähemalt, miks digitaalne tööajaarvestus on sageli parim lahendus. Selgitame rahulikult ja selgelt digitaalsete lahenduste eeliseid klassikaliste meetodite nagu Excel ja paber ees ning anname teile ülevaate tunnilehtede haldamisest, ületundide jälgimisest, töögraafikute koostamisest ja seaduslike nõuete täitmisest. Nagu võite olla lugenud meie sissejuhatavast postitusest, on tööajaarvestus muutunud seaduslikuks nõudeks ja siin juhendame teid kõige targemat lähenemisviisi.
Paljud väiksemad ettevõtted alustavad lihtsa Excel-i tunnitabeliga või isegi paberlehtedega tööaja registreerimiseks. See tundub esialgu lihtne ja odav – kõik ju tunnevad Excelit ja paberileht ei maksa midagi. Kuid kiiresti tekib rida väljakutseid:
Käsitsi sisestamine ja vead: Paberi ja Exceliga sõltub kõik inimlikust sisestamisest. On lihtne unustada kõik tunnid kaasa võtta, valesti sisestada või valesti mõista kritseldatud käsitsi kirjutatud märkmeid. Üks viga võib tähendada valesid tunniandmeid, mis võib tekitada frustratsiooni nii töötajale kui ka juhtkonnale.
Aeganõudev haldus: Kui kasutate paberblankette või Excel-tabeleid, peate käsitsi koguma ja kontrollima tööajakaarte. Kiire raamatupidaja või administraator peab võib-olla töötajaid puuduvate sisestuste pärast taga ajama ja seejärel aega kulutama andmete kokkuvõtmiseks. See pole mitte ainult aeganõudev – see on ka igav rutiintöö, mis võtab fookuse tähtsamatelt ülesannetelt.
Ülevaate ja dokumentatsiooni puudumine: Paberikuhilad võivad kaduma minna või kahjustada saada ning Excel-failid võivad üle kirjutada või postkasti unustada. Kui teil äkki tekib vajadus esitada dokumentatsiooni töötajate tööaja kohta (näiteks auditi või ametiasutuste päringu korral), võib olla raske kõiki andmeid kiiresti kätte saada. Paber ja lihtsad arvutustabelid ei anna ka kergelt ülevaadet tööaja mustritest või tööajareeglite rikkumistest – sellist asja tuleb käsitsi arvutada.
Turvalisus ja konfidentsiaalsus: Paberi ja Exceliga ei ole andmed eriti kaitstud. Füüsilised tööajakaardid võivad kaduma minna ja e-postiga jagatud Excel-tabel võib jõuda valede adressaatideni. Lisaks võib olla raske kontrollida, kellel on juurdepääs Excel-tabelile või kes saab seda redigeerida, mis võib mõjutada andmete terviklikkust. Lühidalt öeldes on traditsioonilised meetodid haavatavad, kui tegemist on teie andmete turvalise säilitamisega.
Muidugi on paber ja Excel parem kui üldse mitte mingit registreerimist. Kuid need meetodid ei vasta kaasaegsetele tõhususe ja usaldusväärsuse nõuetele. Ettevõtte kasvades – või lihtsalt uutele reeglitele vastavuse tagamiseks – kogedate, et käsitsi tööaja registreerimine muutub igapäevaelus piduriks.
Digitaalne tööajaarvestuse lahendus (nt kasutajasõbralik tööaja registreerimise rakendus) kõrvaldab paljud probleemid, mida paberil ja Excelis töötamine tekitab. Siin on mõned peamised eelised digitaalsele üleminekul:
Kõrge kasutajasõbralikus: Digitaalsed süsteemid on loodud selleks, et muuta töötajate jaoks tööaja registreerimine võimalikult lihtsaks. Tavaliselt saab tunde registreerida mobiilirakenduse või veebiportaali kaudu – kiiresti ja vaevata. See tähendab, et kõik saavad seda teha liikvel olles, olenemata sellest, kas nad on välitööl, kontoris või töötavad kodust. Kui tööaja registreerimine on lihtne kasutada, on suurem tõenäosus, et seda tehakse õigesti ja iga päev.
Automaatne logimine ja vähem vigu: Hea digitaalne süsteem registreerib tööaega objektiivselt ja täpselt. Mõned lahendused pakuvad näiteks alustamise/lõpetamise aegu, pauside automaatikat või isegi geograafilisel asukohal põhinevat sisse- ja väljaregistreerimist. Kuna arvutused toimuvad süsteemis automaatselt, välditakse trükivigu ja unustatud tunde – süsteem võib isegi saata meeldetuletusi, kui töötaja unustab oma päevase tööaja sisestada.
Seadusnõuete täitmine vaevata: Digitaalsed lahendused aitavad teil registreerida iga töötaja igapäevast tööaega, nii et täidate automaatselt seadusnõudeid. Andmed on objektiivsed ja usaldusväärsed, nii et saate täita "objektiivse, usaldusväärse ja kättesaadava" süsteemi nõuet. Töötajad saavad tavaliselt ise näha oma registreeritud tunde, mis täidab kättesaadavuse nõude ja tagab läbipaistvuse. Kui ametiasutused või teie audiitor küsivad tööaja kohta, saate mõne klõpsuga süsteemist otse aruande välja võtta, selle asemel et koguda dokumente käsitsi kokku.
Turvaline andmete salvestamine: Digitaalse lahendusega salvestatakse kõik registreerimised turvaliselt pilve või kaitstud serverisse. Te vabanete paberitelt, mis võivad kaduma minna, ja failidelt, mis võivad korrumpeeruda. Enamik professionaalseid süsteeme teeb andmetest regulaarselt varukoopiad, nii et midagi ei lähe kaduma. Samal ajal saab juurdepääsu kontrollida kasutajate kaupa, nii et ainult asjakohased isikud saavad tööaja andmeid näha või muuta. See annab teile meelerahu, et teie tööaja andmed on korralikult salvestatud.
Tõhusus ja ülevaade: Kui ajaregistreerimine toimub digitaalselt, säästate te haldamisel aega. Te ei pea enam paberilt arvutisse andmeid sisestama ega tunnisedeleid kokku koguma – kõik on ühes kohas. Te saate automaatselt ülevaate töötajate tundidest nädal nädala järel ja kuu kuu järel. Paljud digitaalsed süsteemid võimaldavad ühe klõpsuga genereerida aruandeid ja statistikat, nii et te näete hõlpsalt näiteks ületunde, paindlikku tööaega või kas keegi läheneb maksimaalse lubatud tööaja piirile. See muudab ka palga ja arvelduse käsitlemise lihtsamaks, kuna tunnid on õigesti ja õigeaegselt kokku arvutatud.
Lühidalt öeldes saate digitaalse süsteemiga lahenduse, mis on lihtne, turvaline ja tõhus – nii töötajate kui ka juhtkonna huvides. Te kasutate tehnoloogiat, et vabaneda triviaalsest tööst ja minimeerida vigade riski. Kui te olete lahenduse valinud, võite kaaluda ka kaasaegseid tööajaarvestuse viise, mis automatiseerivad protsessi veelgi rohkem. Kui soovite teada rohkem selle kohta, kuidas hästi alustada, oleme koostanud ka juhendi 5 sammuga tööajaarvestuse juurutamiseks ettevõttes.
Võtame kokku kolme meetodi erinevused kõige olulisemates punktides:
Kasutusmugavus: Paberblankettid nõuavad, et töötaja mäletaks käsitsi tööajakaarte täita ja need ära anda – see on aeganõudev ja mitte eriti intuitiivne. Exceli tabelid on veidi paremad, kuna neid saab arvutis täita, kuid need sõltuvad endiselt sellest, et faili avatakse ja kõik käsitsi sisestatakse. Digitaalne lahendus (nt tööajaarvestuse rakendus) on seevastu kõige kasutajasõbralikum: töötajad saavad aega registreerida pidevalt telefoni või arvuti kaudu, sageli vaid mõne klõpsuga ja võib-olla isegi automaatselt, mis muudab kõigi kaasahaaraamise lihtsaks.
Vigade risk: Paberi ja pliiatsiga võib numbreid kergesti valesti lugeda või valesti kokku liita, ning Excelis võib üks vale valem või trükiviga tekitada ebatäpseid andmeid. Sisseehitatud kontrolli pole, seega võib inimlik viga jääda märkamatuks. Digitaalsed süsteemid vähendavad vigu drastiliselt, automatiseerides arvutused ja valideerides sisestusi (nt vältides võimatuid kellaaegu). Süsteem võib hoiatada, kui midagi puudub või näib vale välja, nii et vead püütakse kinni ja parandatakse kohe.
Õiguslike nõuete täitmine: Uus õiguslik nõue eeldab töötundide usaldusväärset registreerimist. Paber ja Excel täidavad põhimõtteliselt tundide registreerimise nõude, kuid muudavad järjepideva ja usaldusväärse igapäevase registreerimise tagamise raskemaks. Lisaks võib olla tülikas anda igale töötajale lihtne juurdepääs oma registreeringutele nende meetoditega. Digitaalne süsteem on ehitatud seaduse nõuete täitmiseks: iga registreering saab objektiivse ajatempli, andmeid ei saa lihtsalt jäljetult muuta ja töötajad saavad sisse logida ning vaadata oma tunde. Seega olete dokumentatsiooni ja järelevalve osas palju tugevamas positsioonis.
Andmete salvestamine ja turvalisus: Paberit tuleb füüsiliselt säilitada (tulekahju, veekahjustuse või arhiivide segaduse riskiga) ja Excel-failide turvalise salvestamise eest peate ise hoolitsema (ärge unustage varukoopiat!). Kumbki neist pole pikas perspektiivis eriti turvaline. Digitaalsed lahendused salvestavad kõik tsentraliseeritult ja krüpteeritult. Teil on alati turvaline koopia ajaloost ja te ei pea muretsema selle pärast, kas kaust riiulist kaob või fail arvutist ära läheb. Andmed on tavaliselt professionaalses süsteemis paremini kaitstud nii õnnetuste kui ka volitamata juurdepääsu eest.
Igapäevane tõhusus: Käsitsi lahenduste puhul raiskate aega andmete kogumisele, sisestamisele ja järelkontrollile. Excel võib numbrite automaatse summeerimisega natuke aidata, kuid nõuab siiski palju käsitsi samme ja koordineerimist. Digitaalne ajaregistreerimissüsteem säästab teid kõigist mittevajalikest haldusülesannetest. Juht või personaliosakond saab vajalikku teavet kätte siis, kui seda vaja on, ilma et peaks esmalt tükke kokku koguma. See vabastab aega, mida saate kasutada ettevõttes väärtust loovamaks tööks.
Nagu näha, võidab digitaalne lahendus kõigil rindadel ajaregistreerimise osas. Töötajatele muutub registreerimine lihtsamaks ja arusaadavamaks ning ettevõttele muutuvad andmed usaldusväärsemaks ja kättesaadavamaks.
Paber ja Excel võivad küll ülesande kõige lihtsamal kujul lahendada, kuid nad ei saa digitaalse süsteemiga võistelda, kui arvestada täpsuse, turvalisuse ja tõhususe nõudmisi. Digitaalse lahendusega saate tulevikukindla viisi töötundide registreerimiseks, mis nii säästab aega kui ka annab südamerahu.
Kas olete valmis proovima digitaalset tööaja arvestust praktikas? Saate luua tasuta konto EasyHours.eu lehel ja näha, kui lihtne on alustada. EasyHours on lihtne digitaalne tööaja arvestuse süsteem, mis on kohandatud väiksematele ettevõtetele. Proovige EasyHours'i 30 päeva tasuta ja kogege kaasaegse lahenduse eeliseid – teie töötajad (ja teie tulevik-mina) tänavad teid selle eest.