Kuidas valida oma ettevõttele õige tööaja arvestuse süsteem

EasyHours poolt | 10. aprill 2025

Juhend optimaalse tööaja arvestuse süsteemi valimiseks, mis sobib teie ettevõtte vajadustega

Märksõnad: tööaja arvestuse süsteem, tööaja registreerimine, digitaliseerimine, väikeettevõtted

Õige tööaja arvestuse süsteemi valimine oma ettevõttele võib olla määrav nii tõhususe, töötajate rahulolu kui ka õiguslike nõuete täitmise seisukohalt. Turul olevate paljude võimaluste juures võib olla keeruline navigeerida ja leida täpselt see lahendus, mis teie vajadustele sobib.

Selles artiklis juhendame teid optimaalse tööaja arvestuse süsteemi valimise protsessis. Vaatleme kõige olulisemaid kriteeriume, mida peaksite kaaluma, tüüpilisi lõkse, mida tuleks vältida, ja kuidas leida tasakaal lihtsuse ja funktsionaalsuse vahel. Olenemata sellest, kas olete väike ettevõte, kes alustab tööaja registreerimisega esimest korda, või suurem organisatsioon, kes soovib oma praegust süsteemi uuendada, saate siit konkreetseid nõuandeid õige valiku tegemiseks.

Sisukord

• Miks on oluline valida algusest peale õige süsteem?
• 7 keskset kriteeriumi tööaja arvestuse süsteemi valimisel
• Tüüpilised vead ja kuidas neid vältida
• Lihtne või keerukas tööaja arvestuse süsteem?
• Kokkuvõte – hea algus

Miks on oluline valida algusest peale õige süsteem?

Õige tööaja arvestuse süsteemi valimine algusest peale on mitmel põhjusel määrav. Esiteks ei ole tööaja registreerimine enam valik, vaid seaduslik nõue: Alates 1. juulist 2024 peavad kõik tööandjad registreerima töötajate tööaega. Õige süsteem aitab teie ettevõttel seadust täita ilma tarbetu vaevata, sest tagab usaldusväärse andmete registreerimise ja säilitamise.

Teiseks on tegemist pikaajalise tõhususega. Kui investeerite nüüd hea süsteemi, väldite hilisemat vahetamist – protsess, mis võib olla aeganõudev ja kallis. Hästi toimiv süsteem annab teile kiiresti ülevaate tundidest, muudab palgaarvestuse lihtsamaks ja vabastab aega olulisemate ülesannete jaoks.

Lõpuks on kasutusmugavus tohutu tegur: Kui valite süsteemi, mida teie töötajad saavad hõlpsasti kasutada (eelistatavalt lihtne tööajaarvestus rakenduse kaudu või veebis), suurendate võimalust, et kõik registreerivad oma aja õigesti. See loob paremad andmed ja vähem frustratsiooni. Lühidalt öeldes annab õige valik algusest peale rahulolu, sest olete nii vastavuses nõuetega kui ka saate lahenduse, mis igapäevas toimib.

Nõuanne: Kui olete digitaalse ajaregistreerimise valdkonnas täiesti uued, võite lugeda meie juhendit 5 sammu tööajaarvestuse alustamiseks implementeerimisplaani saamiseks. Siin saate abi oma uue süsteemiga hea alguse tegemiseks.

7 keskset kriteeriumit ajaregistreerimissüsteemi valimisel

Kui teie ettevõte peab valima uue ajaregistreerimissüsteemi, on mitu olulist kriteeriumit, mida kaaluda. Siin käsitleme seitset keskset punkti, mis võivad aidata teil teha õige valiku:

1. Kasutusmugavus: Süsteem peab olema kõigile töötajatele lihtne kasutada – olenemata tehnilisest tasemest. Intuitiivne lahendus lihtsa disainiga tagab, et tööaja registreerimine muutub igapäevase elu lihtsaks osaks, mitte ajaraiskajaks. Mõelge, kas süsteem on saadaval eesti keeles, kas menüüd on selged ja kas seda on lihtne õppida. Mida kasutajasõbralikum, seda suurem tõenäosus, et kõik seda igapäevaselt õigesti kasutavad.

2. Hind: Kaaluge nii soetamise hinda kui ka jooksvaid kulusid. VKE jaoks võib eelarve olla piiratud, seega tuleb leida lahendus, mis vastab teie vajadustele ilma pangakontot tühjendamata. Pidage meeles, et kõige odavam lahendus ei ole alati parim – kui odav süsteem ei oma olulisi funktsioone või on kasutamiseks keeruline, võib see lõppkokkuvõttes maksma minna rohkem ajakulu ja frustratsiooni näol. Võrrelge erinevate lahenduste hindu ja pöörake tähelepanu sellele, kas hind on kasutaja kohta, kuu kohta või võib-olla ühekordne litsents.

3. Mobiilne juurdepääs: Tänapäeval toimub palju tööd liikvel olles või kontorist väljas. Valige kindlasti süsteem, millel on tööajaarvestuse rakendus või mobiilisõbralik veebileht, et töötajad saaksid aega registreerida oma nutitelefonist või tahvelarvutist. Mobiilne juurdepääs võimaldab töötajatel hõlpsalt "sisse ja välja tembeldada" olenemata sellest, kas nad on kontoris, kodus või kliendi juures. See suurendab võimalust, et aeg registreeritakse reaalajas ja õigesti, mitte hiljem meelde tuletades.

4. Andmete salvestamine ja turvalisus: Ajaregistreerimissüsteem peab teie andmeid turvaliselt säilitama. Vastavalt seaduslikele nõuetele tuleb tööaja andmeid säilitada kuni mitu aastat, seega peaks süsteem suutma pikaajalise andmete säilitamisega toime tulla. Uurige, kus andmeid säilitatakse – kas pilves turvalises serveris? – ja kas teenusepakkuja vastab GDPR-ile ja teistele turvastandarditele. Te soovite usaldusväärset süsteemi, mis ei kaota andmeid ja kaitseb töötajate isikuandmeid.

5. Aruandlus: Head aruandlusvõimalused on hädavajalikud. Te peate saama hõlpsalt välja tõmmata aruandeid tööaja kohta kindla perioodi jooksul, nii vastavuse kontrollimiseks (nt 48-tunni reegli järgimise) kui ka andmete kasutamiseks palga, arvelduse või tootlikkuse analüüside jaoks. Valige süsteem, kus saate mõne klõpsuga genereerida selged aruanded töötajate tundide, ületundide, puhkuse jne kohta. Boonuseks on, kui saate aruandeid kohandada või andmeid vastavalt vajadusele Excelisse/PDF-i eksportida.

6. Tugi ja abi: Tehnoloogia peaks töötama, kuid on oluline, et abi oleks käeulatuses, kui tekivad küsimused või probleemid. Kontrollige, millist tuge pakutakse: Kas on eestikeelne tugi? Telefonitugi, vestlus või e-post? Kui kiiresti nad vastavad? Eriti alguses võite vajada veidi lisaabi süsteemi seadistamisel või kasutamisel. Hea klienditeenindusega tarnija võib teha kogu vahe selles, kas juurutamine saab positiivseks kogemuseks. Lugege võimalusel teiste klientide arvustusi tugiteenuse kohta.

7. Integratsioon teiste süsteemidega: Ajaregistreerimine toimib harva isoleeritult. See võib säästa palju käsitööd, kui süsteem saab integreeruda teie teiste süsteemidega – näiteks palgasüsteem, majandussüsteem või projektijuhtimise tööriistad. Hea integratsiooni korral saab registreeritud tunnid automaatselt üle kanda palgamaksetesse või arveldamisse, nii et te ei pea topelt sisestama. Kaaluge programme, mida te juba ettevõttes kasutate, ja uurige, kas ajaregistreerimissüsteem saab nendega suhelda. See annab sujuvama töövoo ja vähem vigu.

Tavalised vead ja kuidas neid vältida

Kui ettevõtted peavad esimest korda ajaregistreerimissüsteemi valima, näeb mõningaid tüüpilisi vigu kordumas. Siin on mõned lõksud ja nõuanded nende vältimiseks:

• Liiga ühekülgne keskendumine hinnale: Muidugi peab majandus kokku käima, kuid olge ettevaatlik, et minna ainult kõige odavama lahenduse järgi. Tüüpiline viga on valida tasuta või väga odav süsteem, mis osutub kasutamisel tülikaks või millel puuduvad olulised funktsioonid. Lahendus on võtta arvesse tervikpilti – olge valmis maksma kvaliteedi eest, kui see säästab pikemas perspektiivis aega ja vaeva.

• Liiga keerulise süsteemi valimine: Mõned ettevõtted lõpetavad liiga keeruka süsteemiga, sest arvavad "mida rohkem funktsioone, seda parem". Kuid kui süsteem on liiga ulatuslik, võib see kasutajatele hirmutav või üle jõu käiv tunduda. Tulemuseks on see, et töötajad võivad jätta kõik need uhked funktsioonid kasutamata – või veel hullem, vältida süsteemi täielikult. Vältige seda viga, sobitades süsteemi keerukuse teie tegelike vajadustega. Sageli on lihtsam lahendus väiksemate ettevõtete jaoks parim (rohkem sellest allpool).

• Töötajate kaasamine puudub: Suur viga on teha valik suletud kontoris ilma nende panuseta, kes peavad süsteemi igapäevaselt kasutama. Kui töötajad tunnevad, et uus süsteem "surutakse neile peale", võib tekkida vastupanu. Seda saate vältida, kaasates töötajaid protsessi varajases etapis – näiteks saades tagasisidet kasutatavuse kohta tasuta prooviperioodi ajal. Nii saate nende toetuse ja nad tunnevad lahenduse omanikutunnet.

• Prooviperiood või test puudub: Kass kotis ostmine on riskantne. Tüüpiline viga on süsteemi käivitamine ilma seda korralikult testimata. Õnneks pakuvad enamik teenusepakkujaid tasuta prooviperioodi või demot. Kasutage seda! Laske paaril töötajal süsteemi praktikas nädal või kaks proovida. Nii avastate võimalikud väljakutsed enne, kui olete end liiga palju sidunud. Testiperiood annab ka võimaluse seadistust kohandada, juhiseid koostada ja tagada, et olete enne lõplikku investeeringut õigesti valinud.

• Tuleviku unustamine: Võib-olla on teil praegu vähe töötajaid, aga mis saab paari aasta pärast? Viga on valida lahendus, mida ei saa skaleerida või ettevõtte arenguga kohandada. Kaaluge seega ka tulevasi vajadusi: Kas süsteem suudab hakkama saada, kui kahekordistaksite töötajate arvu? Kas uusi funktsioone saab juurde osta, kui vajadused kasvavad? Tulevikku mõeldes tagate, et süsteem suudab teie ettevõttega kaasas käia ja vältige vajadust lähiajal uuesti vahetada.

Neid punkte silmas pidades saate navigeerida kõige huljemate lõksude ümber. Tegemist on realistliku lähenemisega, aja võtmisega turu uurimiseks ja nende kaasamisega, kes lahendust kasutama hakkavad. Nii olete oma ajaregistreerimise valikus algusest peale tugevamas positsioonis.

Lihtne või keerukas ajaregistreerimissüsteem?

Turg pakub kõike alates täiesti lihtsamatest rakendustest kuni väga arenenud ajaregistreerimissüsteemideni. Kuid milline tüüp sobib kõige paremini väiksemale või keskmise suurusega ettevõttele?

Enamasti saavad väikeettevõtted kõige rohkem väärtust lihtsamatest süsteemidest. Lihtne lahendus keskendub olulisele – lihtsale tööaja registreerimisele – ilma hulga lisafunktsioonideta (mis võivad olla segadust tekitavad). See tähendab tavaliselt madalamaid kulusid, kiiremat juurutamist ja kasutajasõbralikumat kogemust. Töötajad saavad süsteemiga kiiresti tuttavaks ja te saate kiiresti alustada õige ajaregistreerimisega.

Keerukamad lahendused on sageli suunatud suurtele ettevõtetele keerukate vajadustega: need võivad sisaldada kõike alates projektijuhtimisest, vahetusplaanide koostamisest, HR-moodulitest, integratsioonist paljude erinevate süsteemidega jne. Võib olla ahvatlev valida "Rolls Royce'i" lahendus, kuid väikeettevõtte jaoks võib see tunduda nagu vareste tulistamine kahuriga. Te riskite maksta funktsioonide eest, mida te kunagi ei kasuta, ja süsteemi võib olla raskem hooldada.

Seetõttu: olge ausad oma vajaduste suhtes. Kui teil on peamiselt vaja jälgida tööle tuleku ja lahkumise aegu ning tagada, et keegi ei tööta liiga palju, siis lihtne ajaregistreerimislahendus on tõenäoliselt piisav. Te saate alati hiljem uuendada, kui vajadus tekib. Alustage lihtsalt – kõige tähtsam on see, et te hakkate tööaja registreerimisega pihta, täidate seaduslikud nõuded ja saate need eelised, mida digitaalne tööajaarvestus igapäevaelus pakub.

(Lugege meie artiklit digitaalse lahenduse eelistest, et näha, mida te konkreetselt saate paberi ja Exceli mahajätmisest.)

Kokkuvõte – alustage hästi

Õige ajaregistreerimissüsteemi valimine nõuab pisut ettevalmistust, kuid see tasub end kiiresti ära lihtsamate haldusprotsesside, rahulolevate töötajate ja kindla töötervishoiu- ja tööohutusseaduse nõuetele vastavuse näol. Mõelge pikaajalises perspektiivis ja leidke lahendus, mis sobib teie ettevõttele nii täna kui ka homme. Kui olete kaalunud selliseid kriteeriume nagu kasutusmugavus, hind, mobiilne juurdepääs, andmete salvestamine, aruandlus, tugi ja integratsioon – samuti väldinud tüüpilisi lõkse – olete hästi valmis õige otsuse tegemiseks.

Ja mis nüüd edasi? Kui otsite lihtsat ja tõhusat ajaregistreerimissüsteemi, on EasyHours suurepärane valik. EasyHours täidab kõik mainitud kriteeriumid kasutajasõbralikul viisil ja on välja töötatud VKE-de vajadusi silmas pidades. Alustage oma tasuta prooviperioodi EasyHours.eu juures juba täna ja kogege, kui lihtne võib olla tööaja jälgimine – nii saate kiiresti alustada ja täielikult nõuetele vastavaks muutuda ilma vaevata. Oleme valmis teid algusest peale hästi aitama!