Puuduva tööaja registreerimise tagajärjed

EasyHours poolt | 5. aprill 2025

Juhend puuduva tööaja registreerimise tagajärgede kohta

Märksõnad: tööaja registreerimine, seaduslikud nõuded, EL-i reeglid, tööaeg, puhkeaeg, aja registreerimine, Eesti seadusandlus

Kuidas mõjutab teie ettevõtet, kui lükkate edasi või eirate tööaja registreerimise nõuet? Selles blogipostituses vaatleme tagajärgi – õiguslikke, majanduslikke ja praktilisi – puuduva tööaja registreerimise korral. Alates 1. juulist 2024 peavad kõik tööandjad registreerima töötajate tööaega, ja tööaja seaduse rikkumine võib kaasa tuua kõike alates trahvidest kuni hüvitamisnõueteni. Selgitame kõike rahulikult ja harivalt ilma hirmutamiskampaaniateta, toome näiteid võimalikest stsenaariumidest ja näitame teile turvalise lahenduse, mis kõrvaldab riski ja säästab aega.

Sisukord

1. Taust: Uus seaduslik nõue alates 1. juulist 2024
2. Õiguslikud tagajärjed puuduva aja registreerimise korral
3. Majanduslikud tagajärjed teie ettevõttele
4. Praktilised väljakutsed ilma tööaja registreerimiseta
5. Näited: Mis võib praktikas juhtuda?
6. Kuidas hästi alustada (ressursid)
7. Turvaline lahendus: EasyHours kõrvaldab riski

Taust: Uus seaduslik nõue alates 1. juulist 2024

1. juulil 2024 jõustus Eestis uus tööaja registreerimise seadus. See tähendab, et kõik tööandjad peavad omama objektiivset, usaldusväärset ja kättesaadavat süsteemi töötajate igapäevase tööaja registreerimiseks. Seaduse eesmärk on tagada töökeskkonna eeskirjade järgimine, näiteks igapäevaste puhkeperioodide ja 48-tunnise töönädala piirangu osas, ning luua läbipaistvus tööaja suhtes. Nõue kehtib praktiliselt kõigi töötajate kohta – vaid vähesed iseseisva tööajaga tippjuhid võivad olla vabastatud, ja see peab lepingus märgitud olema. Enamiku väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete (VKE-de) jaoks tähendab see, et tuleb kehtestada mingisugune aja registreerimise vorm, kui seda juba pole. Lugege rohkem konkreetsetest tööaja registreerimise seaduslikest nõuetest.

Ametiasutused (nt Tööinspektsioon) jälgivad eeskirjade järgimist. Ajaregistreerimise puudumine iseenesest ei oma seaduses kohandatud trahvi, kuid see asetab ettevõtte haavatavasse olukorda: Ilma registreerimiseta pole teil dokumentatsiooni selle kohta, et järgite eeskirju. Praktikas võib see viia selleni, et rikute tahtmatult tööajareegleid – või ei saa oma süütust tõestada, kui seda väidetakse. Allpool käsitleme erinevaid tagajärgi, mis kaasnevad ajaregistreerimise nõude eiramisega või edasilükkamisega.

Õiguslikud tagajärjed ajaregistreerimise puudumisel

Kui te ei järgi tööajaregistreerimise seadusnõuet, võib sellel olla õiguslikud tagajärjed. Juba praegu keskendub Tööinspektsioon uuele nõudele ja tööandja, kes ei suuda töötajate tööaega dokumenteerida, riskib sanktsioonidega. Esialgu võivad ametiasutused anda hoiatusi või ettekirjutusi – näiteks ettekirjutuse süsteemi kehtestamiseks tähtaja jooksul. Kui seda eiratakse või avastatakse otsesed tööajareeglite rikkumised (nagu puhkeajareeglid või 48-tunni piir), võib Tööinspektsioon määrata trahve. Halvimal juhul võivad nad isegi nõuda, et ettevõte peataks tegevuse ajutiselt, kuni probleemid on lahendatud.

Vastavalt töötervishoiu ja tööohutuse seadusandlusele võib puhkeaja- ja tööajareeglite rikkumist karistada trahviga ja äärmuslikel juhtudel vangistusega (kuni 2 aastat) raskete, tahtlike rikkumiste eest. Tuleb rõhutada, et vanglakaristused on äärmiselt haruldased ja asjakohased ainult väga tõsistel juhtudel – kuid see illustreerib, et seadusandja suhtub valdkonda tõsiselt. Trahvid on lähedasem risk: need võivad varieeruda sõltuvalt rikkumise ulatusest ja ettevõtte suurusest. Puhkeajareeglite rikkumise juhtumites kasutab Tööinspektsioon standardtrahve, kus põhisumma on tavaliselt umbes 20 000–45 000 krooni rikkumise kohta. Kui on mõjutatud mitu töötajat või on raskendavaid asjaolusid, võib trahvi tase veelgi eskaleeruda – potentsiaalselt ulatuda väga suurte summadeni. Eriti tõsistel juhtudel paljude korduvate rikkumistega võiksid koondtrahvid teoreetiliselt ulatuda miljonite kroonideni, kuigi vähesed VKE-d loodetavasti kunagi sellele tasemele ei jõua.

Teine õiguslik tagajärg on hüvitise kohustus töötajate ees. Tööohutuse ja tööaja eeskirjad annavad töötajatele õiguse hüvitisele, kui eeskirju rikutakse. Kui töötaja suudab tõestada (või lihtsalt väidab), et on töötanud üle seadusliku piiri, ja te ei saa seda ümber lükata registreerimise puudumise tõttu, võib kohus määrata töötajale hüvitise. Tavaliselt on sellised hüvitised suurusjärgus 25 000–50 000 krooni töötaja kohta, sõltuvalt rikkumise raskusest. Näide: ühes konkreetses 48-tunni reegli kohtuasjas pidi tööandja maksma 25 000 krooni töötajale, kes oli töötanud liiga palju tunde 4-kuulise perioodi jooksul. Tööandjal on kohustus tagada, et ükski töötaja ei ületa neid piire, seega kui see juhtub, vastutab tööandja. Ilma usaldusväärse ajaregistreerimissüsteemita võib olla võimatu dokumenteerida eeskirjade järgimist – ja siis on õiguslik positsioon väga nõrk.

Majanduslikud tagajärjed teie ettevõttele

Kui seadust ei järgita, mõjutab see ka kasumit. Majanduslikud tagajärjed puuduva ajaregistreerimise korral on tihedalt seotud õiguslike tagajärgedega: ametiasutuste trahvid ja hüvitised/kahjutasud töötajatele tuleb ettevõttel maksta ja see võib osutuda kulukaks asjaks. Isegi väiksemad trahvid (nt 20-50 000 krooni) võivad väikese ettevõtte jaoks tuntavad olla, ja kui mõjutatud on mitu töötajat, võivad summad kontrolli alt väljuda. Lisaks trahvile enesel tulevad potentsiaalsed kohtukulud – aeg ja raha, mis kulub ettekirjutuste, kohtuvaidluste või läbirääkimiste käsitlemisele ametiühingutega. Ressursid, mida oleks saanud äris paremini kasutada, seotakse selle asemel tulekustutamisega.

Puuduv tööaja registreerimine võib kaudselt viia ka majanduslike kaotusteni. Kui teil pole tundide üle kontrolli, riskite vigadega palgamaksetes – näiteks makstakse ületunnitöö eest liiga vähe (mis võib hiljem viia järelmakse nõueteni) või makstakse liiga palju, sest kellelgi pole ülevaadet. Mõlemad on pikemas perspektiivis kallid. Lisaks võib hea süsteemi puudumine raskendada töövoogude optimeerimist ja töötajate aja tõhusat kasutamist. Ilma tööaja andmeteta kaotab juhtkond olulise aluse ressursside optimaalseks planeerimiseks, mis võib mõjutada tootlikkust.

Lõpuks ei tohiks alahinnata pehmeid majanduslikke tagajärgi nagu maine kaotus. Kui ettevõte rikub korduvalt tööaja reegleid või muutub tuntuks selle poolest, et ei hooli töötajate töökeskkonnast, võib see kahjustada brändi ja muuta raskemaks nii klientide kui ka talentide meelitamise. Kõrge ametiühingute liikmelisusega valdkondades võib registreerimise puudumine viia ka rohkemate vaidlusteni ametiühingutega, mis sageli lõppevad kallite kokkulepete või kohtuvaidlustega. Kokkuvõttes võib "kokkuhoiuharjutus" tööaja registreerimise edasilükkamisel osutuda väga kalliks, kui arvestada kõiki järelkulusid.

Praktilised väljakutsed ilma tööaja registreerimiseta

Lisaks seaduse pikale käele ja majandusele on tööaja registreerimise mittejuurutamisel mitmeid praktilisi tagajärgi. Esiteks jääte ilma töötajate tööaegade dokumentatsioonist. See võib kõlada abstraktselt, kuid mõelge olukordadele, kus dokumentatsioon on otsustava tähtsusega: näiteks kui töötaja saab tööl vigastada. Tööõnnetuse juhtumi puhul võib olla oluline näidata, millal ja kui kaua asjaomane isik töötas, nii kindlustuse kui ka selle kindlakstegemiseks, kas töökeskkonna reegleid (nagu puhkeaeg) on õnnetuseni järgitud. Kui teil pole registreeringuid, olete halvemas seisus tõestamaks, et te ei ole töötajat mõistlike piiride üle survestanud. Puudulik dokumentatsioon võib seega halvendada juhtumi tulemust ettevõtte jaoks või viivitada menetlust.

Teine praktiline probleem on see, et ilma süsteemita riskite sisemiste lahkarvamuste ja ebakindlusega. Töötajad võivad jääda kahtlema, kuidas nad peaksid oma aega registreerima – või kas nad üldse saavad õige palga ületunnitöö eest. See võib tekitada pettumust ja usaldamatust, kui selged jooned puuduvad. Väikesed arusaamatused tööaja kohta võivad kasvada suureks ilma ühise võrdluspunktita. Näiteks võib töötaja arvata, et ta on töötanud rohkem kui kokku lepitud, samas kui juhtkond ei pruugi sellest teadlik olla – ilma registreerimiseta lõppeb selline olukord kergesti konfliktiga või rahulolematusega, mida oleks saanud vältida.

Lisaks võib aja registreerimise puudumine tekitada igapäevaseid operatiivseid väljakutseid. Personali planeerimine, puhkused, ületunnitöö jms muutuvad keerulisemaks ilma ühtse süsteemita. Te raiskate aega käsitsi tehtavatele ülesannetele, kuna teil puudub automaatne viis andmete kogumiseks. Võib olla ahvatlev jätkata "nagu tavaliselt" ja arvata, et kõik läheb hästi – kuid sageli kulub rohkem aega töölehtede, Exceli tabelite või tagantjärele ratsionaliseerimisega tegelemiseks, kui kuluksid nutikas süsteemi käivitamiseks. Teisisõnu: ilma tööaja registreerimise süsteemita riskite nii segaduse kui ka ajaraiskamisega halduses, mis on praktiline takistus tõhusale tööpäevale.

Näited: Mis võib praktikas juhtuda?

Vaatame mõnda konkreetset stsenaariumi, mis illustreerib tagajärgi tööaja eeskirjade ja registreerimise nõuete mittetäitmisest:

• Trahv ja ettekirjutus ametiasutustelt: Kujutage ette, et Tööinspektsioon tuleb külla. Teil puudub süsteem ja avastatakse, et mitmed töötajad töötavad oma aega registreerimata. Ametiasutus võib näiteks anda ettekirjutuse kohe kehtestada tööaja registreerimine ja samal ajal määrata trahvi tööaja eeskirjade rikkumise eest. Trahvi suurus sõltub asjaoludest, kuid isegi väiksem esmakordne rikkumine võib maksta näiteks 20 000-30 000 eurot trahvi. Kui te kiiresti parandused teete, pääsete võib-olla ainult ettekirjutuse ja juhendamisega – kuid see on siiski stressirohke ja häiriv kogemus, mida oleks saanud kergesti vältida.

• Hüvitisnõue töötajalt (48-tunni reegel): Töötajal on olnud kiire ja ta väidab mõne kuu pärast, et ta on sageli töötanud keskmiselt rohkem kui 48 tundi nädalas. Kuna teil puudub süstemaatiline registreerimine, ei saa te esitada täpseid töölehti. Töötaja pöördub oma ametiühingu poole, kes aitab esitada hüvitisnõude 48-tunni reegli rikkumise eest. Sellises vaidluses võtab kohus tavaliselt töötaja sõna tõe pähe, kui ettevõttel puudub dokumentatsioon. See võib lõppeda sellega, et peate maksma töötajale 25 000 eurot hüvitist selle perioodi eest, mida te ei saa dokumenteerida. Samal ajal saate korralduse luua süsteem, et see ei korduks. Igal juhul on 25 000 eurot märkimisväärne summa – ja see raha oleks tõenäoliselt saanud rahastada tööaja registreerimise süsteemi mitu korda üle.

• Halb juhtum tööõnnetuse korral: Ühel ebaõnnestunud päeval juhtub teie töökodjas tööõnnetus, kus töötaja saab hilisõhtul raskelt vigastada. Tööinspektsioon ja kindlustusselts uurivad juhtumit. Nad paluvad dokumentatsiooni vigastada saanud töötaja tööaja kohta enne õnnetust, sealhulgas kontrollimaks, kas eelneva ööpäeva jooksul järgiti 11-tunnist puhkeaja reeglit. Kuna te ei ole pidanud tööaja arvestust, ei saa te dokumentatsiooni esitada. Hiljem selgub, et töötaja oli eelmisel päeval töötanud hilistesse õhtutundidesse ja tuli järgmisel päeval vara tööle – võimalik, et vastuolus puhkeaja reeglitega. Andmete puudumine muudab ümberütlemise keeruliseks ja see võib kaasa tuua teie vastutuse karmima hinnangu. Halvimal juhul võib kindlustusselts vähendada hüvitist või tööinspektsioon määrata lisatrahvi puhkeaja reeglite rikkumise eest, lisaks juba niigi kurvale olukorrale. Kui teil oleks olnud korralik registreerimine, oleksite saanud kas rikkumise ära hoida – või dokumenteerida, et te tegelikult järgisite reegleid.

• Administratiivne kaos ja ajaraiskamine: Kiires väiksemas ettevõttes ilma tööaja registreerimiseta püüate tööaega kontrollida usalduse ja koduste lahenduste abil. Aja jooksul on erinevatel töötajatel erinevad kokkulepped: mõned saadavad tunnid e-postiga, teised kirjutavad need paberile. Kui vanem töötaja läheb puhkusele, avastate, et keegi ei ole registreerinud lisatunde, mida ta enne puhkust tegi. Peate kulutama terve päeva tema graafiku rekonstrueerimisele, kaevates läbi vanad kalendrid ja projektimärkmed. Samal ajal on teine töötaja rahulolematu, sest arvab, et ei saanud eelmisel kuul õiget ületunnitasu. Kõik see toob kaasa stressi ja lisatööd juhtkonnale. See on näide sellest, kuidas süsteemi puudumine säästab aega praegu, kuid maksab hiljem aega ja peavalu. Digitaalne süsteem oleks andnud ühise ülevaate ja kõrvaldanud need ebakindlused.

Need stsenaariumid illustreerivad, et tagajärjed võivad mõjutada nii juriidiliselt, majanduslikult kui ka praktiliselt. Õnneks on palju, mida saab teha selliste olukordade vältimiseks. Võti on alustada tööaja registreerimisega targalt – ja eelistatavalt enne, kui asi kriitiliseks muutub.

Kuidas hästi alustada (ressursid)

Positiivne on see, et ülaltoodud väljakutsete lahendus on lihtne: looge usaldusväärne ajaregistreerimine ja selge poliitika selle ümber. Kui te ei ole kindlad, kuidas seda käsitleda, on abi saadaval. Siin on mõned ressursid ja nõuanded hea alguse tegemiseks:

• Saage reeglitega korda: Alustage kõige olulisema lugemisega seaduslike nõuete kohta. Oleme kogunud tüüpilised küsimused ja vastused meie KKK tööaja registreerimise kohta – siin leiate teavet selle kohta, kes on hõlmatud, mida tuleb registreerida ja kuidas andmeid säilitada jne. Vaadake ka meie juhendit kohustusliku ajaregistreerimise kohta täieliku ülevaate saamiseks. Mida paremini te reegleid mõistate, seda kindlamalt saate neis navigeerida.

• Alustamise juhend: Tööajaarvestuse juurutamine ei pea olema keeruline. Lugege meie juhendit Kuidas alustada tööajaarvestusega, mis samm-sammult selgitab, kuidas süsteemi oma töökohas rakendada. Juhend katab kõike alates lahenduse valikust, töötajate kaasamisest kuni lihtsa ajaregistreerimispoliitika loomiseni ettevõttes. Plaaniga käes vältige üllatusi.

• Valige õige süsteem: Aja registreerimiseks on palju viise – alates lihtsatest tabelitest kuni keerukate digitaalsüsteemideni. Valik sõltub teie vajadustest. Blogipostituses Kuidas valida õige ajaregistreerimissüsteem käsitleme erinevate lahenduste eeliseid ja puudusi. Kaaluge selliseid tegureid nagu kasutusmugavus, võimalus integreeruda palgasüsteemiga, mobiilirakendus töötajatele jne. Hea süsteem peab muutma kõigile aja pidevaks registreerimiseks lihtsaks, et see ei muutuks igapäevaelus koormaks.

• Kaasake töötajaid: Ärge unustage informeerida ja koolitada oma töötajaid, kui juurutate tööaja arvestust. Tehke selgeks, et eesmärk ei ole kontroll kontrolli pärast, vaid see on seaduslik nõue ja nende õiguste kaitse (mis see ju ka on). Pidage meelsasti dialoogi selle üle, kuidas tööaja arvestus võib anda kõigile parema ülevaate tööajast ja tagada näiteks õige ületunnitasu maksmise. Kui töötajad mõistavad mõtet ja tunnevad, et neid kuulatakse, läheb rakendamine sujuvamalt.

Kasutades ülaltoodud ressursse ja nõuandeid saate suhteliselt kiiresti tööaja arvestuse korda. Paljud ettevõtted on juba alustanud – ja mida varem te rongile hüppate, seda rohkem hoiate ära varem kirjeldatud ebameeldivate tagajärgede riski.

Turvaline lahendus: EasyHours kõrvaldab riski

Lõpuks tasub mainida, et te ei pea selle ülesandega üksi jääma. EasyHours on loodud just selleks, et aidata teie sarnaseid ettevõtteid selle ülemineku turvaliselt läbi viia. EasyHours.ee pakub kasutajasõbralikku tööaja arvestuse rakendust, mis täidab kõik seaduslikud nõuded automaatselt. EasyHours'iga saavad töötajad hõlpsalt registreerida oma tööaega arvuti või nutitelefoni kaudu ning teie kui tööandja saate täieliku ülevaate. Süsteem saadab isegi hoiatusi, kui keegi on valmis ületama puhkeaja või 48-tunni reegleid, nii et saate õigel ajal sekkuda ja jääda seaduse õigele poolele – ilma stressita ja ilma käsitsi jälgimata.

Valides EasyHours'i sarnase lahenduse, kõrvaldate trahvide ja juriidiliste probleemide riski. Säästate ka halduses aega: enam pole vaja käsitsi Excelisse sisestada ega unustatud sedeleid. Kõik registreeritakse automaatselt ja salvestatakse turvaliselt pilve nõutud 5 aastaks, valmis dokumenteerimiseks, kui see kunagi vajalik peaks olema. Samal ajal saate väärtuslikke andmeid, mida saate kasutada tegevuse optimeerimiseks ja tagamaks, et töötajate aega kasutatakse õigesti. See annab rahuliku südametunnistuse nii juhtkonnale kui töötajatele.

Üleskutse tegutsemiseks: Kas olete valmis muutma tööaja registreerimise lihtsaks ja muretu? Siis laske EasyHours'il teid hästi alustada aidata. Külastage EasyHours.eu, et lugeda rohkem ja saada tasuta prooviperiood. Olete ka teretulnud meiega kohustusevabaks vestluseks ühendust võtma – oleme valmis nõustama ja tagama, et jõuaksite uue tööaja registreerimise seadusega turvaliselt sihile. EasyHours'iga partnerina saate rahulikult keskenduda sellele, milles olete parimad, teades, et tööaeg registreeritakse õigesti ja te järgite seadust täpselt. Tehke endale lihtsamaks – ja alustage EasyHours'iga juba täna!